Logo UHasselt

menu

Help studenten


E-mail

Help studenten

Logo UHasselt Universiteit Hasselt - Knowledge in action

E-MAIL ETIQUETTE

Door Laura Stack, MBA, CSP, The Productivity Pro®

E-mail is momenteel de overheersende vorm van communicatie in het zakenleven. Velen besteden dagelijks heel wat tijd aan het verwerken van hun e-mails.  Hier zijn een aantal principes die u alvast kan toepassen wanneer u e-mail gebruikt in een professionele hoedanigheid.

  1. Wees informeel, maar niet slordig: Onder collega’s gebruikt u waarschijnlijk regelmatig gekende afkortingen in uw e-mails. Zodra u echter communiceert met mensen buiten het bedrijf, dan vertegenwoordigt u het bedrijf. Dit geldt ook voor e-mail correspondentie: u houdt zich daarom best aan de traditionele spelling, grammatica en leestekens.
     
  2. Houd uw berichten kort en blijf bij de zaak: Grammaticaal correct schrijven betekent niet dat u lange teksten moet schrijven. Niets is zo frustrerend als door een e-mail te moeten worstelen die tweemaal zo lang is als nodig. Probeer bovendien maar één onderwerp per e-mail bericht te behandelen.
     
  3. Gebruik kleine letters: ALS U HOOFDLETTERS GEBRUIKT LIJKT HET ALSOF U AAN HET ROEPEN BENT. Anderzijds lijkt u lui, wanneer u enkel kleine letters gebruikt. Wanneer u op een bepaald deel van uw tekst de nadruk wil leggen, gebruikt u best een asterisk. U kan dat deel ook in vette druk zetten. Tenslotte is het aangeraden om niet teveel beelden en kleuren te gebruiken in e-mail berichten, omdat niet iedereen de nodige programma’s heeft om die weer te geven.
     
  4. Gebruik ‘Blind Copy’ (BCC) en ‘Courtesy Copy’ (CC) op een correcte manier: Gebruik BCC niet om anderen te verhinderen te zien naar wie u een kopie heeft gestuurd. Gebruik BCC wél wanneer u een bericht zendt naar een lange lijst van ontvangers, zodat de ontvangers geen lange serie namen moeten zien. Wees matig in het gebruik van CC; overmatig gebruik veroorzaakt alleen maar volgepropte inboxen. Stuur enkel copies naar mensen die bij de zaak betrokken zijn.
     
  5. Gebruik e-mail niet om persoonlijk contact te vermijden: Vergeet het belang niet van persoonlijke of gesproken communicatie. E-mail is niet geschikt om verwarde of emotionele berichten te versturen. Als u een probleem heeft met iemand, spreek die persoon dan aan. Gebruik e-mail niet als een middel om mensen niet te moeten confronteren of om een fout te verbergen.
     
  6. Onthoud dat e-mail niet privé is: Ik heb mensen gekend die hun ontslag kregen omdat zij e-mail op een ongepaste wijze gebruikt hadden. E-mail is het bezit van het bedrijf. Het kan opgehaald en onderzocht worden, en ook gebruikt worden in een rechtszaal. Tenzij u hardware of software gebruikt waarmee u kan coderen, moet u ervan uitgaan dat e-mail niet privé is. Zet dus niets in een e-mail dat u ook niet op een postkaart zou schrijven. Vergeet ook niet dat e-mails kunnen doorgestuurd worden, en dat mensen waarvan u oorspronkelijk misschien niet wilde dat zij uw berichten zouden lezen, die mogelijk wel te lezen krijgen. U zou bovendien zelf ook per vergissing een bericht naar een verkeerde persoon kunnen sturen, dus om pijnlijke situaties te vermijden is het best om de inhoud steeds professioneel te houden.
     
  7. Wees zuinig met groep e-mails: stuur alleen groep e-mails uit wanneer elk lid van de groep er baat bij heeft. Gebruik de ‘Allen beantwoorden’ knop alleen wanneer u een samenvatting maakt die collectieve input vereist, en alleen wanneer u er iets aan toe te voegen heeft. Ontvangers worden nogal lastig wanneer zij een e-mail openen waar als enig bericht ‘Ik ook!’ in staat.
     
  8. Gebruik het ‘Onderwerp’ veld om de inhoud en de bedoeling van de e-mail duidelijk te maken: Zeg niet enkel ‘Hallo!’ of ‘Van Laura’. Gebruik afkortingen die op een eenvoudige manier mogelijk vereiste acties aangeven. U kan bijvoorbeeld, binnen een team, (AR) gebruiken als u ‘Action Required’ bedoeld, of (VV) als u ‘Verslag Vergadering’ bedoelt. Het is ook handig om het woord ‘Lang’ toe te voegen in het onderwerp veld om aan te geven dat het lezen van het bericht enige tijd in beslag zal nemen.
     
  9. Zend geen kettingbrieven, virus-waarschuwingen, of junk mail: Consulteer altijd eerst een betrouwbare Antivirus website of uw IT afdeling alvorens u een alarm uitstuurt. Als een constante stroom van moppen van één van uw vrienden u verveelt, stap dan gewoon naar hem toe en vraag hem om u van zijn verzendlijst te verwijderen. Lees en beantwoord uw persoonlijke berichten thuis.
     
  10. Vergeet niet dat uw toon in een e-mail bericht niet kan gehoord worden: Is het u als eens overkomen dat u sarcastisch probeerde te zijn in een e-mail, en uw ontvanger nam het verkeerd op? E-mail communicatie kan de nuances van de gesproken communicatie niet weergeven. In een poging om de intonatie van een stem weer te geven gebruiken sommige mensen emoticons. Gebruik deze echter met mate, zodat u niet onprofessioneel overkomt. Denk ook niet dat een lachend gezichtje een oplossing is voor een moeilijk te verteren boodschap.
     
  11. Voeg contactinformatie toe aan uw handtekening: Zorg ervoor dat de mensen weten wie u bent. Voeg daarom aan uw handtekening de nodige contactinformatie toe, met inbegrip van uw adres, website en telefoonnummer.
     
  12. Maak een samenvatting van een lange stroom van discussies: Het is niet aangenaam om pagina’s en pagina’s tekst te moeten doorlopen om een discussie te kunnen begrijpen. In plaats van zo’n stroom van e-mail berichten door te sturen, kan u de informatie beter samenvatten. U kan zelfs bepaalde belangrijke passages markeren of aanhalen, en dan bij uw antwoord voegen.

Nog dit:

  • In de loop van uw opleiding gaat u regelmatig via e-mail communiceren met uw docenten. Spreek hen op de gepaste manier aan.
  • Als u een ontvangen bericht doorstuurt, verander de inhoud ervan dan niet.
  • Geef de bron van uw berichten weer (geef aan wie de auteur is).