menu

UHasselt SEE


Universiteit Hasselt School of Expert Education

UHasselt SEE

Universiteit Hasselt - Knowledge in action

TYPISCHE DAG OPLEIDINGSMANAGER SEE

Zie jij jezelf al in deze typische dag als opleidingsmanager bij SEE | School of Expert Education?

 

09.00 uur De dag start met een meeting met de academische verantwoordelijke over de planning van opleiding XY. Belangrijk punt op de agenda: het selecteren van de laatste gastsprekers. Jullie maken samen een lijst, deze kan jij nu allemaal mailen of bellen.
10.00 uur Je belt met gastspreker Z van opleiding YH: "Kan hij zoals afgesproken de hand-outs voor de presentatie doorsturen voor morgenavond? Welk materiaal mag er op voorhand al op Slideshare geplaatst worden?" Je bevestigt de locatie en ja, nog even nakijken, je hebt een parkeerplaats voor hem gereserveerd en geluidsboxen geregeld voor de filmpjes.
10.10 uur Een deelnemer van opleiding JI belt, ze moet volgende week onverwacht naar het buitenland voor haar job en moet Module Y missen. Ze heeft haar paper wel klaar maar de presentatie gaat niet lukken. Snel eerst het OER nakijken, welke oplossingen zijn toegelaten? Je belt de betrokken docent. Een alternatieve opdracht is voorzien en kan als alternatief dienen. Je kan de deelnemer geruststellen, met deze extra opdracht kan ze nog steeds afstuderen met haar collega's eind volgende maand.
10.30 uur Docent H van opleiding JI heeft je gemaild met de vraag om een extra boek te bestellen voor zijn volgende sessies. Je checkt in de begroting van de opleiding. Ja, er is nog ruimte. Je bestelt 21 boeken online. Je mailt docent H dat ze overmorgen de boeken mag verwachten.
10.45 uur Op Twitter kondig je aan dat de inschrijven voor opleiding XY geopend zijn
10.50 uur Presentatie van gastspreker Z van opleiding YH zit ondertussen in je mailbox. Maar hij heeft zijn eigen template gebruikt. Voor je hand-outs maakt, zet je de presentatie om in de SEE template. Na even plooien liggen de mapjes voor alle deelnemers weer netjes klaar. Je mailt gastspreker Z de aangepaste presentatie en laat hem weten dat hij z’n eigen laptop kan gebruiken in het leslokaal.
11.20 uur Alle leden van de examencommissie JI hebben de Doodle voor de volgende vergadering ingevuld. Je selecteert de beste datum, reserveert een vergaderlokaal en stuurt een invite naar alle leden van de examencommissie. Verder check je nog even bij de studentenadministratie of tegen dan alle puntenlijsten verwerkt kunnen zijn.
11.45 uur Event X heeft nog maar 48 inschrijvingen, daar mogen er nog wat bij. Je kijkt in welke LinkedIn groepen je dit event kan aankondigen. Je post een leuk bericht in drie extra LinkedIn groepen en stuurt een e-mailreminder uit.
12.10 uur Middagpauze
12.40 uur Na de middagpauze start het SEE werkoverleg. Alle opleidingen worden overlopen. Welke events staan er de komende drie maanden op het programma? Leuke namen worden bedacht voor het event met alumni net voor de zomer. Volgende meeting hakken we deze knoop door. De to-do’s van alle opleidingsmanagers worden overlopen.
13.50 uur Een dringende to-do op jouw lijstje is het nakijken van de reservaties van de lokalen voor opleiding YH. Tijdens het overleg werd een mogelijke dubbelboeking aangeduid. Misverstand snel rechtzetten, er zit inderdaad een overlapping die niet klopt. De andere to-do’s plan je in je agenda.
14.10 uur Je begint de mogelijke gastsprekers van opleiding XY te mailen met de vraag of ze een sessie willen geven. Per gastspreker maak je een gepersonaliseerd mailtje met de inhoudelijke vraag en de praktische info (waar, wanneer, …).

Ondertussen belt een potentiële kandidaat voor opleiding XY voor meer info. De praktische vragen kan je direct beantwoorden. Een inhoudelijke vraag moet je toch even navragen. Je noteert de contactgegevens van de potentiële kandidaat. Je mailt de academisch verantwoordelijke. Met zijn snelle reply kan je onmiddellijk terugkoppelen naar de potentiële kandidaat.
15.35 uur De examens van opleiding AB werden gisterenavond afgenomen, je kijkt wie aanwezig was, scant alle examens in en mailt ze naar de drie betrokken docenten met instructies.
16.00 uur De eerste binnengekomen contracten met gastsprekers van opleiding XY kijk je na, scan je in en klasseer je.
16.40 uur De financiële administratie vroeg je om de lijst met openstaande facturen na te kijken. Eén formele aanmaning moet de deur uit. Die deelnemer heb je volgens de richtlijnen ondertussen genoeg gemaild en gebeld, spijtig genoeg zonder effect. De andere betalingen zijn wel in orde gekomen.
17.00 uur Je zet nog even je out-of-office op want morgen begin je om 14.00 uur te werken omdat sessie YH van morgenavond tot 22.00 uur zal duren. Zo weten alle personen die je mailen dat je vanaf 14.00 uur hun mailtjes zal behandelen.

 

Iets voor jou? Solliciteer dan hier online (tot en met 30 juni 2015).