medewerker organisatie evenementen en beheer logistiek - Faculteit Architectuur en Kunst (60%)

Over de functie

Jouw takenpakket is niet alleen divers maar ook boeiend en dit vanuit de volgende expertises of domeinen:

Expertise organisatie evenementen:

  • Je staat in voor de organisatie en uitrol van activiteiten en evenementen eigen aan de faculteit (o.a. jurymomenten, tentoonstellingen, recepties, onderwijsactiviteiten, studiedagen, congressen, workshops,…). Ook de administratieve kant hiervan behoort tot jouw verantwoordelijkheden (o.a. aanvraag jobstudenten, plaatsen van de nodige bestellingen, aanzet tot communicatie rond het evenement, inschrijvingsformulieren,...).
  • Je collega’s zien jou als dé contactpersoon bij uitstek voor advies en begeleiding in het proces op weg naar een goede organisatie van nieuwe initiatieven die zij op touw willen zetten.
  • Je coördineert meerdere van de hierboven opgesomde evenementen van de intake over de uitvoering tot de debriefing, waarbij je oog hebt voor deadlines en alle aspecten verbonden aan zulke evenementen (communicatie, nodige budgetten,…). De opmaak van een draaiboek zie jij als dé leidraad om zo’n coördinatie kwaliteitsvol en met oog voor detail aan te pakken.

Domein beheer logistiek:

  • Je bent verantwoordelijk voor het inplannen van tentoonstellingsruimtes en het - in nauwe samenwerking met de collega’s van de  dienst Materiële Voorzieningen - in stand houden van het gebouw en haar installaties en materieel.
  • Duurzaam materiaalgebruik draag jij hoog in het vaandel. Om dit ook binnen de faculteit te realiseren, neem je dan ook tal van initiatieven (richting, student, docent en onderzoeker).
  • Creatief als je bent, buig je je over het optimaal inzetten van de beschikbare ruimtes (tentoonstellingsruimtes, studio’s,...) van onze campus in Diepenbeek en van de toekomstige campus in Hasselt (Begijnhof). Hierbij heb je niet alleen oog voor de functionaliteit, maar ook voor het interieur, de uitstraling en het belevingsaspect.
  • Je bent een steun, reddingsboei, facilitator bij het gebruik door de collega’s, van diverse digitale tools. Meer nog: je adviseert en gidst hen op weg naar een zo optimaal mogelijke teleleeromgeving tijdens de lessen, tijdens evenementen, congressen en workshops.

Domein algemene ondersteuning:

  • Je ondersteunt de pool van administratieve medewerkers van de faculteit ARK indien nodig.

Over ons

De faculteit Architectuur & Kunst (ARK) is op zoek naar een enthousiaste medewerker om haar administratief en technisch team te versterken.

Over jou

  • Je beschikt minstens over een bachelordiploma, bij voorkeur in de richting van PR, marketing, communicatie of eventmanagement of een ander gerelateerd vakgebied.
  • Je hebt, los van je diploma, enkele jaren relevante ervaring met het organiseren van evenementen en/of projectmanagement; affiniteit met interieurarchitectuur is een troef!
  • Je bent vertrouwd met projectplanning, budgettaire opvolging en bent in staat om het proces vanaf de intake tot de debriefing te begeleiden.
  • Je kan multitasken en beschouwt het als een uitdaging om meerdere evenementen en projecten met verschillende deadlines te begeleiden en te coördineren.
  • Je bent in staat om autonoom, proactief, nauwkeurig en gedetailleerd te werken, met zorg voor een kwaliteitsvol en betrouwbaar eindresultaat.
  • Jouw organisatietalent en probleemoplossende vaardigheden komen van pas bij het ondersteunen van evenementen, zowel op administratief als logistiek vlak. Kortom, je steekt graag de handen uit de mouwen en denkt en handelt oplossingsgericht.
  • Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels.
  • Courante softwareprogramma's zoals MS Office (Word, Excel, Powerpoint) hebben geen geheimen voor jou. Verder toon je je leergierig en bereid nieuwe kennis te verwerven met het oog op het optimaal uitoefenen van de functie, zoals toepassingen van Google (Agenda, Mail, Drive) en het CRM-systeem.
  • Je toont je flexibel naar takenpakket en het behalen van deadlines toe, ook onder tijdelijk verhoogde werkdruk. Sporadisch avond- en/of weekendwerk schrikken jou niet af.
  • Je stelt de teamdoelstellingen voorop en draagt actief bij aan een collegiale en efficiënte samenwerking.

Ons aanbod

Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 7.
Je werkt 60% en wel op maandag, woensdag en vrijdag. Je bent in de mogelijkheid om afwisselend ’s ochtends te starten om 8.00 u. / om ’s avonds te eindigen om 16.30 u. We bieden jou een contract van bepaalde duur voor 1 jaar aan.

Solliciteer voor deze functie

De selectieprocedure bestaat uit een voorselectie op sollicitatiedossier, een selectieproef, een kennismakingsinterview en een diepte-interview. In elke fase van de procedure wordt een tussentijdse selectie gemaakt.

Solliciteer nu
Solliciteren t.e.m. 06.02.2023

Vragen over deze vacature?

Voor inhoudelijke vragen, stuur een e-mail naar christel.heynickx@uhasselt.be. Voor vragen over de selectieprocedure, mail je naar jobs@uhasselt.be.


Mevrouw Christel HEYNICKX

Functie
Administratief Directeur
Telefoon
+3211292104