Hulppagina Document Server@UHasselt

In 2019 werd een volledig vernieuwde invoermodule gelanceerd die het mogelijk maakt om automatisch een beschrijving te genereren.  Auteurs voeren een pdf van hun publicatie of een identificatienummer (DOI, WoS nummer, PubMed ID or ArXiV ID) in om automatisch heel wat metadata te genereren (publicatietype, publicatiedatum, titel, tijdschriftinformatie, auteursnamen, trefwoorden, abstract...). De onderzoeker hoeft enkel het bestand na te kijken en de nodige administratieve gegevens aan te vullen. De kwaliteitscontrole op de data blijft een taak van de Universiteitsbibliotheek. De beschrijvende en administratieve metadata en ook de toegankelijkheid, worden er grondig gecontroleerd.

De gebruikersinterface werd daarnaast opgefrist met extra mogelijkheden voor publicatielijsten van personen en diensten en exportfuncties naar reference managers en rapportformaten (FWO en VABB).

Om je wetenschappelijke output in de Document Server in te dienen, moet je inloggen met je UHasselt-medewerkergegevens en klikken op 'new submission'.

Controleer je publicatielijst op je Wie-is-Wie-pagina om te voorkomen dat je een item dubbel indient. Publicaties en creaties met meer dan één UHasselt-auteur moeten slechts één keer worden ingediend.

Onderzoekpublicaties

Volg de stappen die worden uitgelegd in de volgende video.

1. De verzameling 'Research publications' is al standaard geselecteerd.
2. Upload je bestand(en) als je die beschikbaar hebt. Sommige metadata worden automatisch uit het bestand gehaald en geüpload in het record.
   Voor elke bijdrage aan een peerreviewed tijdschrift / conference proceedings wordt van UHasselt-auteurs verwacht dat ze zowel de gepubliceerde versie als de auteursversie opladen.
3. Vul een identifier in zoals een DOI (digitaal objectidentificatienummer), een PubMed-ID of een WOS-ID (Web of Science-nummer) als die beschikbaar is. De meeste metadatavelden worden nu automatisch ingevuld.
4. Controleer de metadatavelden en vul indien nodig de (ontbrekende) gegevens handmatig in.

Enkele aandachtspunten:

• Dien alleen UHasselt-publicaties in op de Document Server. Je kan je externe publicaties toevoegen aan je ORCID-profiel. Meer informatie over hoe je dit kan doen, is te vinden op de volgende webpagina.
• Open Acces-beleid: Elke bijdrage aan een peerreviewed tijdschrift / conference proceedings valt onder het Open Access-beleid van UHasselt. Als gevolg hiervan wordt van UHasselt-auteurs verwacht dat ze zowel de gepubliceerde versie als de auteursversie van hun peerreviewed publicaties in de Document Server opladen. De Universiteitsbibliotheek controleert het Open Access-beleid van de uitgever voor elke geüploade auteursversie en past de toegang dienovereenkomstig aan in de Document Server. Als je de auteursversie niet kunt uploaden, vermeld dit dan in het veld 'Comments'.
• Een embargo op je geüploade tekst? Je hoeft geen embargo in te stellen op gepubliceerd materiaal en auteursversies, omdat de Universiteitsbibliotheek altijd de auteursrechtenregels van de uitgever controleert.
  Om verdere publicatiedoeleinden te waarborgen, plaatst de Universiteitsbibliotheek elke doctoraat onder een embargo van 5 jaar, waarna de tekst automatisch Open Access wordt. De promovendus en de begeleider kunnen echter gezamenlijk beslissen om de termijn te wijzigen of niet toe te passen.
  Voor andere publicaties kun je ervoor kiezen om een embargo in te stellen volgens de instructies in de volgende video.

Datasets

Volg de stappen die worden uitgelegd in de volgende video.

1. Bovenaan de pagina, verander de verzameling 'Research publications' in de verzameling 'Datasets'.
2. Vul een persistente identifier in (bijvoorbeeld DOI) als die beschikbaar is. De meeste metadatavelden worden nu automatisch ingevuld.
3. Controleer de metadatavelden en vul indien nodig de (ontbrekende) gegevens handmatig in.

Enkele aandachtspunten:

• De dataset zelf kan niet worden geüpload en moet daarom worden gearchiveerd in een externe datarepository.
• Dien alleen UHasselt-datasets in op de Document Server. Je kan je eigen externe datasets toevoegen aan je ORCID-profiel. Meer informatie over hoe je dit kan doen, is te vinden op de volgende webpagina.
• Open Access-beleid voor datasets: Omdat de metadata generiek zijn en geen gevoelige informatie bevatten, kunnen ze altijd openbaar beschikbaar worden gesteld, zelfs als dat niet het geval is voor de dataset zelf. Meer informatie over de metadata repository en het UHasselt-beleid vind je op deze webpagina.

Artistieke creaties en ontwerpen

Volg de stappen die worden uitgelegd in de volgende video.

• Bovenaan de pagina wijzig je de collectie 'Research publications' naar de collectie 'Artistic/designerly creations'.
• Voer de metadata van je item handmatig in. Indien gewenst kun je een document uploaden en dit onder embargo plaatsen volgens de instructies in deze video.

Om je Document Server-publicaties gemakkelijk naar je ORCID-profiel te exporteren, moet je ervoor zorgen dat ORCID is toegevoegd aan je Academisch Dossier en dat je de juiste rechten toekent aan UHasselt. Raadpleeg hiervoor de volgende handleiding.

De applicatie om je publicaties vanuit de Document Server te exporteren naar je ORCID-profiel vind je in je Academisch dossier. Klik in de linkernavigatiebalk op Dossier Onderzoek en selecteer “Researcher identifiers”.

Push-to-ORCID: Preferences

Voor het versturen van je publicaties naar ORCID heb je twee opties:

• Always push my publications to ORCID (includes new documents and future updates) = automatisch alle nieuwe publicaties doorsturen
• Let me select the publications I want to push to ORCID = manueel de publicaties kiezen die je wilt doorsturen

Je kan je keuze op elk gewenst moment wijzigen.

Standaard staat de keuze ingesteld op de manuele optie (Let me select the publications I want to push to ORCID). In dat geval moet je zelf expliciet aangeven welke publicaties doorstromen naar ORCID:

Kies je voor de automatische optie (Always push my publications to ORCID), dan stuur je al je toekomstige publicaties zonder uitzondering door naar ORCID. Bij het opslaan van deze optie, krijg je via een pop-up de keuze wat er met je eerder geregistreerde publicaties moet gebeuren:

• Kies je voor “No”, dan kan je je eerder geregistreerde publicaties desgewenst zelf selecteren om te pushen naar je ORCID profiel.
• Kies je voor “Yes”, dan sturen we je eerder geregistreerde publicaties integraal door naar je ORCID profiel.

Push-to-ORCID: Document selector

• Select: Koos je voor “Let me select the publications I want to push to ORCID”, dan kan je via deze tab de publicaties selecteren die je al dan niet wilt versturen naar ORCID.
• Whitelist: Deze tab bevat de publicaties die naar ORCID doorstromen.
• Blacklist: Deze tab bevat de items die je niet (meer) wil pushen naar ORCID.

Push-to-ORCID: History

Deze lijst bevat de publicaties die reeds naar ORCID werden verstuurd.

Op de pagina UH-Richtlijnen voor publicaties vind je instructies over hoe je je UHasselt-affiliatie correct kunt vermelden.

Daarnaast vind je er ook informatie over de publicatiecategorieën van UHasselt, researcher identifiers en hoe je ervoor kunt zorgen dat je onderzoeksoutput wordt gevalideerd door ECOOM.