Verloop van je Masterproef

Administratieve info en contracten in orde brengen

10 dagen voor aanvang van de masterproef

Breng de administratie van je masterproef in orde volgens de procedure aangegeven op masterproef.be.

GEEN CONTRACTEN = NIET VERZEKERD!!

Elektronische aanvraag scriptie en poster in een andere taal dan het Nederlands

Bij start masterproef semester 1 > ten laatste 30 oktober 2025
Bij start masterproef semester 2 > ten laatste op 31 maart 2026

Maak je je scriptie en poster in een andere taal dan het Nederlands, vraag dit aan volgens de procedure aangegeven op masterproef.be.

Elektronische aanvraag vervroegd afleggen masterproef

Ten laatste op dinsdag 25 november 2025

Wil je je masterproef vervroegd afleggen, vraag dit dan aan volgens de procedure aangegeven op masterproef.be. 

Administratieve info masterproef wijzigingen

Ten laatste op maandag 8 december 2025

eventuele wijzigingen ingeven in het formulier "Administratieve info MP|BP|GP|STAGE" dat je voor aanvang van de masterproef invulde. Om wijzigingen door te geven gebruik je de link die verwijst naar je ingevulde formulier (die je eerder per mail ontving). Als je niet zal verdedigen in de zittijd die je eerst opgaf, wijzig je dat ook in dit formulier. Bij vragen hierover, contacteer fiiw@uhasselt.be.

Heb je geen link van je ingevulde formulier, dan betekent dit waarschijnlijk dat je je administratie niet in orde hebt gebracht. Doe dit dan ASAP volgens de instructies op masterproef.be. Zonder deze gegevens kunnen we je geen toegang geven tot de applicatie masterproef in je studentendossier!

Deze gegevens worden dan overgeheveld naar de applicatie masterproef in je studentendossier. Het is dus belangrijk dat ze correct zijn. Het ingeven van deze gegevens in je studentendossier gebeurt manueel. Dus dit kan wat tijd in beslag nemen.

Voorlopige versie abstract, poster en scriptie

Ten laatste op maandag 8 december 2025

Je dient de voorlopige versie van je abstract (verplicht in het Nederlands en het Engels), poster en scriptie in bij je begeleidingsteam volgens hun instructies en als de docent masterproefseminarie dit nodig acht, ook bij hem/haar.
Belangrijk: Je abstract mag maximaal 1550 tekens (exclusief titel en namen promotoren) bevatten. Bij de definitieve upload in je studentendossier (zie verderop) moet je enkel de tekst ingeven, niet de titel noch de promotoren. 
Je poster moet volgens sjabloon uitgewerkt worden op A1. Dit vind je terug op masterproef.be.

Inschrijving voor verdediging masterproef

tussen donderdag 1 januari en woensdag 14 januari 2026

STAP 1
Je downloadt het document "inschrijvingsformulier voor verdediging masterproef" (dit is een voorbeeld) uit de applicatie masterproef in je studentendossier. In dit formulier werden de gegevens van je masterproef uit je studentendossier al overgenomen. Als je geen programma hebt om een pdf te bewerken, print je het document. Als dit formulier nog leeg is op de begindatum van de periode voor 'inschrijving voor verdediging', neem dan contact op met fiiw@uhasselt.be.

STAP 2
Je kijkt de informatie in het document grondig na en brengt, indien nodig, correcties aan in luik A.
 
STAP 3
Je ondertekent het document in luik D en scant het opnieuw in, bij voorkeur als pdf-document. Tip: dit kan heel makkelijk via Google Drive of een andere gratis scan-app.

STAP 4
Je mailt dit ondertekende document naar je interne promotor met de vraag om alles nog eens na te lezen en luik B aan te vullen en het document te ondertekenen in luik D. In luik B moet je promotor ook aangeven of je scriptie en/of verdediging vertrouwelijk zijn. Maak hem hier zeker attent op in je mail:

• vertrouwelijke scriptie wil zeggen dat deze niet in de database van bibliotheek van de UHasselt/KU Leuven zal opgenomen worden en dus ook niet raadpleegbaar is door derden; 
• vertrouwelijke juryverdediging betekent dat enkel de betrokkenen aanwezig zullen zijn bij de jury.

Ter info: abstract en poster zijn altijd openbaar en raadpleegbaar.

STAP 5 (deze stap wordt uitgevoerd door je interne promotor)
Je promotor mailt het vervolledigde en ondertekende document naar christine.digneffe@uhasselt.be met jou in cc voor de deadline. Als je promotoren akkoord gaan met verdediging, zal de uploadzone voor je scriptie en poster in je studentendossier opengesteld worden voor jou. 

BELANGRIJK:

• Gezien je interne promotor binnen de deadline het ondertekende document moet mailen aan christine.digneffe@uhasselt.be is het belangrijk dat jij je promotor tijdig mailt!
• Indien je je masterproef per twee doet, moet je maar één inschrijvingsformulier indienen (wel goed nakijken dat je twee namen vermeld staan op het document)! Beide studenten ondertekenen het document. 
• Indien je je masterproef doet in het kader van een Erasmus-uitwisseling, vul je dit document ook in (ook al verdedig je bij de gastinstelling). Ook jij moet immers toegang krijgen tot de uploadzone om je scriptie en poster te uploaden.

GEEN ONDERTEKENDE INSCHRIJVING INGEDIEND = GEEN UPLOAD EN GEEN VERDEDIGING MOGELIJK

Ingave abstract in het studentendossier

Ten laatste op19 januari 2026

GEEN INGAVE=GEEN VERDEDIGING!

Je geeft je abstract zowel in het Nederlands als het Engels in. Hiervoor zijn in de applicatie twee velden voorzien met respectievelijke hoofding 'Geef hier een korte samenvatting van je proef in het Nederlands (max. 1550 karakters)' en 'Geef hier een korte samenvatting van je proef in het Engels (max. 1550 karakters)'.

Je kan deze teksten pas plakken in die velden na goedkeuring van je promotoren en na het indienen van je inschrijvingsformulier. Dan pas krijg je toegang tot de applicatie masterproef in je studentendossier. Zorg dat je dit tijdig in orde hebt! Je kan enkel op deze manier alle onderdelen van je masterproef indienen!
Als je je masterproef per twee doet, moet elke student het abstract uploaden in zijn studentendossier.

Belangrijk: 

• Kijk alle gegevens van je masterproef en je abstract nog eens goed na in je studentendossier (titel, promotoren, juiste schrijfwijze en spelling, enz.) alvorens je abstract toe te voegen. Bij problemen, contacteer christine.digneffe@uhasselt.be.
• Maximaal 1550 tekens (geen titel of promotoren ingeven, deze worden gegenereerd vanuit het systeem). Het systeem kapt je tekst af op 1550 tekens. Dus kijk altijd goed na of je volledige tekst van het abstract werd opgenomen. Deze telling is gelijk aan de telling van tekens in Word. 
• Denk er aan: het abstract is je visitekaartje en wordt naar alle juryleden gestuurd!
• Titel: de applicatie masterproef ondersteunt niet alle tekens in de titel van je masterproef. Klik op de knop onder "titel". Er verschijnt een pop-up die toont welke karakters toegestaan zijn in de titel van de masterproeven.
• Masterproef in het buitenland: ook jij geeft je abstract in NL en EN in.

Upload scriptie en poster in het studentendossier

Ten laatste op 19 januari 2026

GEEN UPLOAD=GEEN VERDEDIGING!

Je kan je scriptie en poster pas uploaden na goedkeuring van je promotoren en na het indienen van je inschrijvingsformulier. Zorg dat je dit tijdig in orde hebt!

Belangrijk: 

• Je kan enkel op deze manier alle onderdelen van je masterproef indienen!
• Kijk alle gegevens van je masterproef nog eens goed na in je studentendossier alvorens te uploaden. Eens geüpload, kan je niets meer wijzigen! Volg strikt deze instructies bij het uploaden en wacht niet tot de laatste minuut om dit te doen. Deze instructies vind je ook in je studentendossier/masterproef-bachelorproef/verdediging-upload.
• Als je je masterproef per twee doet, doet ELKE student de upload van scriptie en poster!
• Masterproef in het buitenland, ook jij doet de upload van je scriptie en poster.
• Indien je problemen ondervindt bij het uploaden, mailen naar christine.digneffe@uhasselt.be.

Je interne promotor van de opleiding ontvangt automatisch een digitaal exemplaar van je geüploade scriptie. Mail zelf ook de geüploade versie aan je externe promotor! Indien er nog een bijkomende assessor is die je scriptie ook zal lezen, moet je deze persoon ook een exemplaar mailen.

Je bent niet verplicht om geprinte exemplaren van je scriptie te bestellen. Dat is niet noodzakelijk voor je juryverdediging. Alvorens je scriptie te uploaden, vraag je na bij zowel je interne als externe promotor of zij graag een geprint exemplaar van de scriptie ontvangen. Daarna voeg je, als je dit wenst, een exemplaar voor jezelf toe en bestel je de benodigde afdrukken bij de upload. Als er geen enkele afdruk nodig is, geef je bij 'aantal exemplaren' 0 in. 
Als je je masterproef per twee doet, spreek je onderling af wie hoeveel afdrukken bestelt afhankelijk van wat je zelf wil en wat je promotoren vragen. 
 
De poster maak je op in PowerPoint of Publisher aan de hand van het sjabloon dat je terugvindt op de website masterproef.be. Je uploadt het eindresultaat in pdf in je studentendossier. Je laat minstens 1 exemplaar van de poster afdrukken via de uploadzone van je studentendossier. Deze afdruk is noodzakelijk voor de postertentoonstelling tijdens de juryverdediging. Richtlijnen voor het indienen van deze poster vind je terug op masterproef.be bij 'juryverdediging'. Dit exemplaar blijft in bezit van de opleiding. Wil je zelf ook een afdruk van je poster, dan moet je een extra exemplaar bestellen.

Proefverdediging masterproef (verplicht)

voor 28 januari 2026

Onderstaande richtlijnen zijn van toepassing:

• Proefverdediging voor interne/externe promotoren, eventueel aangevuld met copromotoren en begeleiders: hiervoor maak je, als student, zelf een afspraak met je promotoren.
• Voor je presentatie heb je een vrije keuze van lay-out. Je mag ook de huisstijl-ppt gebruiken van de gezamenlijke opleiding. Een sjabloon vind je op de website masterproef.be. 
• Enkele restricties als je een eigen lay-out gebruikt: op de titelslide moeten rechts onderaan de logo's van beide universiteiten (UHasselt en KU Leuven) staan. Enkel het gezamenlijke logo gebruiken van de website masterproef.be.
• Voeg als laatste slide steeds je poster toe. Als er dan tijdens de jury na de discussie nog tijd over is, kan je altijd je poster nog eens overlopen voor de juryleden.

Juryverdediging masterproef

Op vrijdag 30 januari 2026 nm

De precieze tijdsindeling en locatie volgen via masterproef.be.

Onderstaande richtlijnen gelden:

• Elke verdediging van masterproef krijgt 30 min ter beschikking:
  • presentatie: 15 min (indien 2 studenten, max. 20 min)
  • discussie/vragen: 10 min;
• Je hebt je eigen scriptie ter beschikking (op papier of digitaal) tijdens je verdediging; 
• Na een drietal verdedigingen volgt er een beraadslaging van de beperkte jury;
• Je ontvangt de dag van de juryverdediging geen punten. Je ontvangt je resultaat na de examencommissie.

Administratieve info en contracten in orde brengen

10 dagen voor aanvang van de masterproef

Breng de administratie van je masterproef in orde volgens de procedure aangegeven op masterproef.be.

GEEN CONTRACTEN = NIET VERZEKERD!!

Elektronische aanvraag scriptie en poster in een andere taal dan het Nederlands

Bij start masterproef semester 1 > ten laatste 30 oktober 2025
Bij start masterproef semester 2 > ten laatste op 31 maart 2026

Maak je je scriptie en poster in een andere taal dan het Nederlands, vraag dit aan volgens de procedure aangegeven op masterproef.be.

Administratieve info masterproef wijzigingen

Ten laatste op maandag 4 mei 2026

eventuele wijzigingen ingeven in het formulier "Administratieve info MP|BP|GP|STAGE" dat je voor aanvang van de masterproef invulde. Om wijzigingen door te geven gebruik je de link die verwijst naar je ingevulde formulier (die je eerder per mail ontving). Als je niet zal verdedigen in de zittijd die je eerst opgaf, wijzig je dat ook in dit formulier. Bij vragen hierover, contacteer fiiw@uhasselt.be.

Heb je geen link van je ingevulde formulier, dan betekent dit waarschijnlijk dat je je administratie niet in orde hebt gebracht. Doe dit dan ASAP volgens de instructies op masterproef.be. Zonder deze gegevens kunnen we je geen toegang geven tot de applicatie masterproef in je studentendossier!

Deze gegevens worden dan overgeheveld naar de applicatie masterproef in je studentendossier. Het is dus belangrijk dat ze correct zijn. Het ingeven van deze gegevens in je studentendossier gebeurt manueel. Dus dit kan wat tijd in beslag nemen.

Voorlopige versie abstract, poster en scriptie

Ten laatste op maandag 4 mei 2026

Je dient de voorlopige versie van je abstract (verplicht in het Nederlands en het Engels), poster en scriptie in bij je begeleidingsteam volgens hun instructies en als de docent masterproefseminarie dit nodig acht, ook bij hem/haar.
Belangrijk: Je abstract mag maximaal 1550 tekens (exclusief titel en namen promotoren) bevatten. Bij de definitieve upload in je studentendossier (zie verderop) moet je enkel de tekst ingeven, niet de titel noch de promotoren. 
Je poster moet volgens sjabloon uitgewerkt worden op A1. Dit vind je terug op masterproef.be.

Inschrijving voor verdediging masterproef

tussen maandag 11 mei en vrijdag 22 mei 2026

STAP 1
Je downloadt het document "inschrijvingsformulier voor verdediging masterproef" (dit is een voorbeeld) uit de applicatie masterproef in je studentendossier. In dit formulier werden de gegevens van je masterproef uit je studentendossier al overgenomen. Als je geen programma hebt om een pdf te bewerken, print je het document. Als dit formulier nog leeg is op de begindatum van de periode voor 'inschrijving voor verdediging', neem dan contact op met fiiw@uhasselt.be.

STAP 2
Je kijkt de informatie in het document grondig na en brengt, indien nodig, correcties aan in luik A.
 
STAP 3
Je ondertekent het document in luik D en scant het opnieuw in, bij voorkeur als pdf-document. Tip: dit kan heel makkelijk via Google Drive of een andere gratis scan-app.

STAP 4
Je mailt dit ondertekende document naar je interne promotor met de vraag om alles nog eens na te lezen en luik B aan te vullen en het document te ondertekenen in luik D. In luik B moet je promotor ook aangeven of je scriptie en/of verdediging vertrouwelijk zijn. Maak hem hier zeker attent op in je mail:

• vertrouwelijke scriptie wil zeggen dat deze niet in de database van bibliotheek van de UHasselt/KU Leuven zal opgenomen worden en dus ook niet raadpleegbaar is door derden; 
• vertrouwelijke juryverdediging betekent dat enkel de betrokkenen aanwezig zullen zijn bij de jury.

Ter info: abstract en poster zijn altijd openbaar en raadpleegbaar.

STAP 5 (deze stap wordt uitgevoerd door je interne promotor)
Je promotor mailt het vervolledigde en ondertekende document naar christine.digneffe@uhasselt.be met jou in cc voor de deadline. Als je promotoren akkoord gaan met verdediging, zal de uploadzone voor je scriptie en poster in je studentendossier opengesteld worden voor jou. 

BELANGRIJK:

• Gezien je interne promotor binnen de deadline het ondertekende document moet mailen aan christine.digneffe@uhasselt.be is het belangrijk dat jij je promotor tijdig mailt!
• Indien je je masterproef per twee doet, moet je maar één inschrijvingsformulier indienen (wel goed nakijken dat je twee namen vermeld staan op het document)! Beide studenten ondertekenen het document. 
• Indien je je masterproef doet in het kader van een Erasmus-uitwisseling, vul je dit document ook in (ook al verdedig je bij de gastinstelling). Ook jij moet immers toegang krijgen tot de uploadzone om je scriptie en poster te uploaden.

GEEN ONDERTEKENDE INSCHRIJVING INGEDIEND = GEEN UPLOAD EN GEEN VERDEDIGING MOGELIJK

Ingave abstract in het studentendossier

Ten laatste op maandag 8 juni 2026

GEEN INGAVE=GEEN VERDEDIGING!

Je geeft je abstract zowel in het Nederlands als het Engels in. Hiervoor zijn in de applicatie twee velden voorzien met respectievelijke hoofding 'Geef hier een korte samenvatting van je proef in het Nederlands (max. 1550 karakters)' en 'Geef hier een korte samenvatting van je proef in het Engels (max. 1550 karakters)'.

Je kan deze teksten pas plakken in die velden na goedkeuring van je promotoren en na het indienen van je inschrijvingsformulier. Dan pas krijg je toegang tot de applicatie masterproef in je studentendossier. Zorg dat je dit tijdig in orde hebt! Je kan enkel op deze manier alle onderdelen van je masterproef indienen!
Als je je masterproef per twee doet, moet elke student het abstract uploaden in zijn studentendossier.

Belangrijk: 

• Kijk alle gegevens van je masterproef en je abstract nog eens goed na in je studentendossier (titel, promotoren, juiste schrijfwijze en spelling, enz.) alvorens je abstract toe te voegen. Bij problemen, contacteer christine.digneffe@uhasselt.be.
• Maximaal 1550 tekens (geen titel of promotoren ingeven, deze worden gegenereerd vanuit het systeem). Het systeem kapt je tekst af op 1550 tekens. Dus kijk altijd goed na of je volledige tekst van het abstract werd opgenomen. Deze telling is gelijk aan de telling van tekens in Word. 
• Denk er aan: het abstract is je visitekaartje en wordt naar alle juryleden gestuurd!
• Titel: de applicatie masterproef ondersteunt niet alle tekens in de titel van je masterproef. Klik op de knop onder "titel". Er verschijnt een pop-up die toont welke karakters toegestaan zijn in de titel van de masterproeven.
• Masterproef in het buitenland: ook jij geeft je abstract in NL en EN in.

Upload scriptie en poster in het studentendossier

Ten laatste op maandag 8 juni 2026

GEEN UPLOAD=GEEN VERDEDIGING!

Je kan je scriptie en poster pas uploaden na goedkeuring van je promotoren en na het indienen van je inschrijvingsformulier. Zorg dat je dit tijdig in orde hebt!

Belangrijk: 

• Je kan enkel op deze manier alle onderdelen van je masterproef indienen!
• Kijk alle gegevens van je masterproef nog eens goed na in je studentendossier alvorens te uploaden. Eens geüpload, kan je niets meer wijzigen! Volg strikt deze instructies bij het uploaden en wacht niet tot de laatste minuut om dit te doen. Deze instructies vind je ook in je studentendossier/masterproef-bachelorproef/verdediging-upload.
• Als je je masterproef per twee doet, doet ELKE student de upload van scriptie en poster!
• Masterproef in het buitenland, ook jij doet de upload van je scriptie en poster.
• Indien je problemen ondervindt bij het uploaden, mailen naar christine.digneffe@uhasselt.be.

Je interne promotor van de opleiding ontvangt automatisch een digitaal exemplaar van je geüploade scriptie. Mail zelf ook de geüploade versie aan je externe promotor! Indien er nog een bijkomende assessor is die je scriptie ook zal lezen, moet je deze persoon ook een exemplaar mailen.

Je bent niet verplicht om geprinte exemplaren van je scriptie te bestellen. Dat is niet noodzakelijk voor je juryverdediging. Alvorens je scriptie te uploaden, vraag je na bij zowel je interne als externe promotor of zij graag een geprint exemplaar van de scriptie ontvangen. Daarna voeg je, als je dit wenst, een exemplaar voor jezelf toe en bestel je de benodigde afdrukken bij de upload. Als er geen enkele afdruk nodig is, geef je bij 'aantal exemplaren' 0 in. 
Als je je masterproef per twee doet, spreek je onderling af wie hoeveel afdrukken bestelt afhankelijk van wat je zelf wil en wat je promotoren vragen. 
 
De poster maak je op in PowerPoint of Publisher aan de hand van het sjabloon dat je terugvindt op de website masterproef.be. Je uploadt het eindresultaat in pdf in je studentendossier. Je laat minstens 1 exemplaar van de poster afdrukken via de uploadzone van je studentendossier. Deze afdruk is noodzakelijk voor de postertentoonstelling tijdens de juryverdediging. Richtlijnen voor het indienen van deze poster vind je terug op masterproef.be bij 'juryverdediging'. Dit exemplaar blijft in bezit van de opleiding. Wil je zelf ook een afdruk van je poster, dan moet je een extra exemplaar bestellen.

Proefverdediging masterproef (verplicht)

voor 17 juni 2026

Onderstaande richtlijnen zijn van toepassing:

• Proefverdediging voor interne/externe promotoren, eventueel aangevuld met copromotoren en begeleiders: hiervoor maak je, als student, zelf een afspraak met je promotoren.
• Voor je presentatie heb je een vrije keuze van lay-out. Je mag ook de huisstijl-ppt gebruiken van de gezamenlijke opleiding. Een sjabloon vind je op de website masterproef.be. 
• Enkele restricties als je een eigen lay-out gebruikt: op de titelslide moeten rechts onderaan de logo's van beide universiteiten (UHasselt en KU Leuven) staan. Enkel het gezamenlijke logo gebruiken van de website masterproef.be.
• Voeg als laatste slide steeds je poster toe. Als er dan tijdens de jury na de discussie nog tijd over is, kan je altijd je poster nog eens overlopen voor de juryleden.

Juryverdediging masterproef

Op vrijdag 19 juni 2026 hele dag

De precieze tijdsindeling en locatie volgen via masterproef.be.

Onderstaande richtlijnen gelden:

• Elke verdediging van masterproef krijgt 30 min ter beschikking:
  • presentatie: 15 min (indien 2 studenten, max. 20 min)
  • discussie/vragen: 10 min;
• Je hebt je eigen scriptie ter beschikking (op papier of digitaal) tijdens je verdediging; 
• Na een drietal verdedigingen volgt er een beraadslaging van de beperkte jury;
• Je ontvangt de dag van de juryverdediging geen punten. Je ontvangt je resultaat na de examencommissie.

Administratieve info en contracten in orde brengen

10 dagen voor aanvang van de masterproef

Breng de administratie van je masterproef in orde volgens de procedure aangegeven op masterproef.be.

GEEN CONTRACTEN = NIET VERZEKERD!!

Elektronische aanvraag scriptie en poster in een andere taal dan het Nederlands

Bij start masterproef semester 1 > ten laatste 30 oktober 2025
Bij start masterproef semester 2 > ten laatste op 31 maart 2026

Maak je je scriptie en poster in een andere taal dan het Nederlands, vraag dit aan volgens de procedure aangegeven op masterproef.be.

Administratieve info masterproef wijzigingen

Ten laatste op maandag woensdag 15 juli 2026

eventuele wijzigingen ingeven in het formulier "Administratieve info MP|BP|GP|STAGE" dat je voor aanvang van de masterproef invulde. Om wijzigingen door te geven gebruik je de link die verwijst naar je ingevulde formulier (die je eerder per mail ontving). Als je niet zal verdedigen in de zittijd die je eerst opgaf, wijzig je dat ook in dit formulier. Bij vragen hierover, contacteer fiiw@uhasselt.be.

Heb je geen link van je ingevulde formulier, dan betekent dit waarschijnlijk dat je je administratie niet in orde hebt gebracht. Doe dit dan ASAP volgens de instructies op masterproef.be. Zonder deze gegevens kunnen we je geen toegang geven tot de applicatie masterproef in je studentendossier!

Deze gegevens worden dan overgeheveld naar de applicatie masterproef in je studentendossier. Het is dus belangrijk dat ze correct zijn. Het ingeven van deze gegevens in je studentendossier gebeurt manueel. Dus dit kan wat tijd in beslag nemen.

Voorlopige versie abstract, poster en scriptie

Ten laatste op woensdag 15 juli 2026

Je dient de voorlopige versie van je abstract (verplicht in het Nederlands en het Engels), poster en scriptie in bij je begeleidingsteam volgens hun instructies en als de docent masterproefseminarie dit nodig acht, ook bij hem/haar.
Belangrijk: Je abstract mag maximaal 1550 tekens (exclusief titel en namen promotoren) bevatten. Bij de definitieve upload in je studentendossier (zie verderop) moet je enkel de tekst ingeven, niet de titel noch de promotoren. 
Je poster moet volgens sjabloon uitgewerkt worden op A1. Dit vind je terug op masterproef.be.

Inschrijving voor verdediging masterproef

tussen maandag 3 augustus en vrijdag 7 augustus 2026

STAP 1
Je downloadt het document "inschrijvingsformulier voor verdediging masterproef" (dit is een voorbeeld) uit de applicatie masterproef in je studentendossier. In dit formulier werden de gegevens van je masterproef uit je studentendossier al overgenomen. Als je geen programma hebt om een pdf te bewerken, print je het document. Als dit formulier nog leeg is op de begindatum van de periode voor 'inschrijving voor verdediging', neem dan contact op met fiiw@uhasselt.be.

STAP 2
Je kijkt de informatie in het document grondig na en brengt, indien nodig, correcties aan in luik A.
 
STAP 3
Je ondertekent het document in luik D en scant het opnieuw in, bij voorkeur als pdf-document. Tip: dit kan heel makkelijk via Google Drive of een andere gratis scan-app.

STAP 4
Je mailt dit ondertekende document naar je interne promotor met de vraag om alles nog eens na te lezen en luik B aan te vullen en het document te ondertekenen in luik D. In luik B moet je promotor ook aangeven of je scriptie en/of verdediging vertrouwelijk zijn. Maak hem hier zeker attent op in je mail:

• vertrouwelijke scriptie wil zeggen dat deze niet in de database van bibliotheek van de UHasselt/KU Leuven zal opgenomen worden en dus ook niet raadpleegbaar is door derden; 
• vertrouwelijke juryverdediging betekent dat enkel de betrokkenen aanwezig zullen zijn bij de jury.

Ter info: abstract en poster zijn altijd openbaar en raadpleegbaar.

STAP 5 (deze stap wordt uitgevoerd door je interne promotor)
Je promotor mailt het vervolledigde en ondertekende document naar christine.digneffe@uhasselt.be met jou in cc voor de deadline. Als je promotoren akkoord gaan met verdediging, zal de uploadzone voor je scriptie en poster in je studentendossier opengesteld worden voor jou. 

BELANGRIJK:

• Gezien je interne promotor binnen de deadline het ondertekende document moet mailen aan christine.digneffe@uhasselt.be is het belangrijk dat jij je promotor tijdig mailt!
• Indien je je masterproef per twee doet, moet je maar één inschrijvingsformulier indienen (wel goed nakijken dat je twee namen vermeld staan op het document)! Beide studenten ondertekenen het document. 
• Indien je je masterproef doet in het kader van een Erasmus-uitwisseling, vul je dit document ook in (ook al verdedig je bij de gastinstelling). Ook jij moet immers toegang krijgen tot de uploadzone om je scriptie en poster te uploaden.

GEEN ONDERTEKENDE INSCHRIJVING INGEDIEND = GEEN UPLOAD EN GEEN VERDEDIGING MOGELIJK

Ingave abstract in het studentendossier

Ten laatste op maandag 17 augustus 2026

GEEN INGAVE=GEEN VERDEDIGING!

Je geeft je abstract zowel in het Nederlands als het Engels in. Hiervoor zijn in de applicatie twee velden voorzien met respectievelijke hoofding 'Geef hier een korte samenvatting van je proef in het Nederlands (max. 1550 karakters)' en 'Geef hier een korte samenvatting van je proef in het Engels (max. 1550 karakters)'.

Je kan deze teksten pas plakken in die velden na goedkeuring van je promotoren en na het indienen van je inschrijvingsformulier. Dan pas krijg je toegang tot de applicatie masterproef in je studentendossier. Zorg dat je dit tijdig in orde hebt! Je kan enkel op deze manier alle onderdelen van je masterproef indienen!
Als je je masterproef per twee doet, moet elke student het abstract uploaden in zijn studentendossier.

Belangrijk: 

• Kijk alle gegevens van je masterproef en je abstract nog eens goed na in je studentendossier (titel, promotoren, juiste schrijfwijze en spelling, enz.) alvorens je abstract toe te voegen. Bij problemen, contacteer christine.digneffe@uhasselt.be.
• Maximaal 1550 tekens (geen titel of promotoren ingeven, deze worden gegenereerd vanuit het systeem). Het systeem kapt je tekst af op 1550 tekens. Dus kijk altijd goed na of je volledige tekst van het abstract werd opgenomen. Deze telling is gelijk aan de telling van tekens in Word. 
• Denk er aan: het abstract is je visitekaartje en wordt naar alle juryleden gestuurd!
• Titel: de applicatie masterproef ondersteunt niet alle tekens in de titel van je masterproef. Klik op de knop onder "titel". Er verschijnt een pop-up die toont welke karakters toegestaan zijn in de titel van de masterproeven.
• Masterproef in het buitenland: ook jij geeft je abstract in NL en EN in.

Upload scriptie en poster in het studentendossier

Ten laatste op maandag 24 augustus 2026

GEEN UPLOAD=GEEN VERDEDIGING!

Je kan je scriptie en poster pas uploaden na goedkeuring van je promotoren en na het indienen van je inschrijvingsformulier. Zorg dat je dit tijdig in orde hebt!

Belangrijk: 

• Je kan enkel op deze manier alle onderdelen van je masterproef indienen!
• Kijk alle gegevens van je masterproef nog eens goed na in je studentendossier alvorens te uploaden. Eens geüpload, kan je niets meer wijzigen! Volg strikt deze instructies bij het uploaden en wacht niet tot de laatste minuut om dit te doen. Deze instructies vind je ook in je studentendossier/masterproef-bachelorproef/verdediging-upload.
• Als je je masterproef per twee doet, doet ELKE student de upload van scriptie en poster!
• Masterproef in het buitenland, ook jij doet de upload van je scriptie en poster.
• Indien je problemen ondervindt bij het uploaden, mailen naar christine.digneffe@uhasselt.be.

Je interne promotor van de opleiding ontvangt automatisch een digitaal exemplaar van je geüploade scriptie. Mail zelf ook de geüploade versie aan je externe promotor! Indien er nog een bijkomende assessor is die je scriptie ook zal lezen, moet je deze persoon ook een exemplaar mailen.

Je bent niet verplicht om geprinte exemplaren van je scriptie te bestellen. Dat is niet noodzakelijk voor je juryverdediging. Alvorens je scriptie te uploaden, vraag je na bij zowel je interne als externe promotor of zij graag een geprint exemplaar van de scriptie ontvangen. Daarna voeg je, als je dit wenst, een exemplaar voor jezelf toe en bestel je de benodigde afdrukken bij de upload. Als er geen enkele afdruk nodig is, geef je bij 'aantal exemplaren' 0 in. 
Als je je masterproef per twee doet, spreek je onderling af wie hoeveel afdrukken bestelt afhankelijk van wat je zelf wil en wat je promotoren vragen. 
 
De poster maak je op in PowerPoint of Publisher aan de hand van het sjabloon dat je terugvindt op de website masterproef.be. Je uploadt het eindresultaat in pdf in je studentendossier. Je laat minstens 1 exemplaar van de poster afdrukken via de uploadzone van je studentendossier. Deze afdruk is noodzakelijk voor de postertentoonstelling tijdens de juryverdediging. Richtlijnen voor het indienen van deze poster vind je terug op masterproef.be bij 'juryverdediging'. Dit exemplaar blijft in bezit van de opleiding. Wil je zelf ook een afdruk van je poster, dan moet je een extra exemplaar bestellen.

Proefverdediging masterproef (verplicht)

voor 2 september 2026

Onderstaande richtlijnen zijn van toepassing:

• Proefverdediging voor interne/externe promotoren, eventueel aangevuld met copromotoren en begeleiders: hiervoor maak je, als student, zelf een afspraak met je promotoren.
• Voor je presentatie heb je een vrije keuze van lay-out. Je mag ook de huisstijl-ppt gebruiken van de gezamenlijke opleiding. Een sjabloon vind je op de website masterproef.be. 
• Enkele restricties als je een eigen lay-out gebruikt: op de titelslide moeten rechts onderaan de logo's van beide universiteiten (UHasselt en KU Leuven) staan. Enkel het gezamenlijke logo gebruiken van de website masterproef.be.
• Voeg als laatste slide steeds je poster toe. Als er dan tijdens de jury na de discussie nog tijd over is, kan je altijd je poster nog eens overlopen voor de juryleden.

Juryverdediging masterproef

Op vrijdag 4 september 2026 vm

De precieze tijdsindeling en locatie volgen via masterproef.be.

Onderstaande richtlijnen gelden:

• Elke verdediging van masterproef krijgt 30 min ter beschikking:
  • presentatie: 15 min (indien 2 studenten, max. 20 min)
  • discussie/vragen: 10 min;
• Je hebt je eigen scriptie ter beschikking (op papier of digitaal) tijdens je verdediging; 
• Na een drietal verdedigingen volgt er een beraadslaging van de beperkte jury;
• Je ontvangt de dag van de juryverdediging geen punten. Je ontvangt je resultaat na de examencommissie.