Start je masterproef

In het academiejaar voorafgaand aan de masteropleiding, rond de paasvakantie, wordt door de opleiding een lijst met mogelijke masterproefonderwerpen beschikbaar gesteld.  Je dient vervolgens je voorkeursonderwerpen aan te geven, inclusief een motivatie voor je keuzes.

Daarnaast kan je ook zelf een voorstel voor een masterproef indienen via Voorstel onderwerp masterproef IIW. Het onderwerp van de masterproef dient in dat geval goedgekeurd te worden door de coördinator, in samenspraak met de OMT-voorzitter. 

Vervolgens wordt aan elke student een onderwerp toegekend op basis van  motivatie  en studievoortgang.  Per masterproef wordt er ook een begeleidingsteam aangeduid. Dit team bestaat uit één of meerdere (co)promotoren en begeleiders uit de opleiding en, indien van toepassing, één of meerdere externe (co)promotoren en begeleiders van het bedrijf of de instelling waarmee wordt samengewerkt. Het is de verantwoordelijkheid van de student om, na toewijzing van zijn onderwerp en begeleidingsteam, het eerste contact te leggen met hen.

Je kent het onderwerp van je masterproef en kan er mee aan de slag. Maar eerst nog belangrijke administratie vervullen om:

• als student verzekerd te zijn tijdens al de activiteiten in het kader van je masterproef gedurende de volledige periode;
• alle verdere communicatie over de procedures en deadlines van de masterproef te blijven ontvangen en toegang te krijgen tot de applicatie masterproef voor je verdediging;

Daarom moet je ten laatste 10 dagen voor de start van de masterproef de administratie in orde maken volgens onderstaand stappenplan. Dit geldt ook voor masterproeven die in het buitenland worden uitgevoerd. 

Per masterproef wordt er een begeleidingsteam aangeduid. Dit team bestaat uit één of meerdere (co)promotoren en begeleiders uit de opleiding. Dit zijn je interne (co)promotoren en begeleiders. Daarnaast heb je, indien van toepassing, één of meerdere (co)promotoren en begeleiders van het bedrijf, de instelling of andere faculteit waarmee wordt samengewerkt. Dit zijn dan je externe (co)promotoren en begeleiders. Het is de verantwoordelijkheid van de student om, na toewijzing van het onderwerp en begeleidingsteam, het eerste contact te leggen met hen en dan ook de administratie in orde te brengen.

Welke contracten voor studie-onderzoek?

Opgelet

Als gevolg van de GDPR wetgeving is het belangrijk stil te staan bij het gebruik van gegevens in je MP. Denk bv. aan de achtergrondkennis van UHasselt, KU Leuven of de externe organisatie, misschien gebruik je een dataset of verzamel en/of verwerk je persoonsgegevens in je onderzoek? (meer info in de preambule).

• Indien je je MP doet in een onderzoeksgroep van UHasselt, en je geen persoonsgegevens verzamelt of verwerkt, gebruik je enkel de documenten: ‘Verklaring op Eer’ en het ‘Risicopostenformulier’.
  
  
• Indien je je MP doet bij een externe organisatie (bv. een bedrijf of andere instelling), en je geen persoonsgegevens verzamelt of verwerkt, gebruik je de documenten: ‘Overeenkomst onderzoek bachelor-, masterproef of projectwerk’ (je vult enkel Annex 1) en het ‘Risicopostenformulier’.
  
  • Er kan altijd maar één overeenkomst en risicopostenformulier afgesloten worden tussen de partijen (dus niet: EN één van de gezamenlijke opleiding EN één van het bedrijf). Stel altijd eerst de overeenkomst van de gezamenlijke opleiding voor.  Wil het bedrijf dit aanpassen of een eigen stagecontract gebruiken, dan mail je dat vooraf (voor de ondertekening door de partijen) altijd ter goedkeuring aan fiiw@uhasselt.be.
    
    
• Indien je je MP doet in een onderzoeksgroep van KU Leuven, gebruik je voorlopig dezelfde documenten als voor een externe organisatie.
  
  
• Is er meer dan 1 externe partij betrokken bij je masterproef (bv. 2 bedrijven of een bedrijf en een onderzoeksgroep), mail dan naar fiiw@uhasselt.be. Zij bezorgen je dan het juiste contract voor meer dan 3 partijen.
  
  
• Het risicopostenformulier moet altijd door het bedrijf/de instelling/de onderzoeksgroep ingevuld worden en ondertekend zijn door jou en het bedrijf/de instelling/de onderzoeksgroep (tenzij je louter bureauwerk doet). Als een medisch onderzoek vereist is, raadpleeg dan hieronder de rubriek 'Belangrijk'.
  Het risicopostenformulier van de gezamenlijke opleiding  mag ook vervangen worden door het standaard risicopostenformulier van het bedrijf/de instelling. Dit moet je vooraf NIET laten goedkeuren door fiiw@uhasselt.be. 

Let op, indien je naast de achtergrondkennis van UH, KU Leuven of de externe organisatie ook zelf persoonsgegevens verzamelt:

• Gebruik je additioneel de documenten ‘Informatiebrief en toestemmingsformulier’ en moet je de ‘GDPR-checklist student’ invullen (als dit nog niet gedaan is via je promotor).

Indien je persoonsgegevens verwerkt:

• Moet je de ‘GDPR-checklist student’ invullen (als dit nog niet gedaan is via je promotor).
• En in ‘Overeenkomst onderzoek bachelor-, masterproef of projectwerk' ook Annex 2 invullen (enkel Annex 2 is voldoende).

Klik op de situatie die voor jouw masterproef van toepassing is en download de overeenkomsten. Je hebt altijd keuze tussen een Engelse en een Nederlandse versie. Indien je je masterproef per twee doet, vult elke student apart een overeenkomst in.

Ik doe mijn masterproef in:

Vlaanderen

• Masterproef bij een onderzoeksgroep van UHasselt
• Masterproef bij een onderzoeksgroep van KU Leuven
• Masterproef bij een extern bedrijf of instelling 

Wallonië of buitenland

Ben je niet zeker welke van de onderstaande situaties op jouw uitwisseling van toepassing is, check dan even in je studentendossier UHasselt/Exchange of vraag na bij karine.evers@uhasselt.be voordat je de contracten laat ondertekenen. 

• Masterproef in het buitenland zonder beurs
• Masterproef IN Wallonië of Europa met een Erasmus+ Traineeship beurs
  Raadpleeg de coördinator  internationalisering (karine.evers@uhasselt.be) voor hulp bij het invullen en goedkeuring.
• Masterproef buiten Europa met een traineeship beurs (bv. VLIR-UOS)
• een Waalse of Europese universiteit met een Erasmus+ study beurs: geen stagedocumenten van UHasselt/KU Leuven. Ga naar stap 3. Je moet enkel de nodige administratie voldoen via het Exchange portaal.  Meer info bij de coördinator internationalisering (karine.evers@uhasselt.be).
• een universiteit BUITEN Europa met een study beurs: geen stagedocumenten van UHasselt/KU Leuven. Ga naar stap 3. Je moet enkel de nodige administratie voldoen via het Exchange portaal.  Meer info bij de coördinator internationalisering (karine.evers@uhasselt.be).

Voortzetting masterproef van vorig academiejaar

• Verderzetting van dezelfde masterproef als vorig jaar 

Mijn situatie komt niet voor in bovenstaande opties. Mail naar fiiw@uhasselt.be. 

Invullen en ondertekenen

Vervolledig de overeenkomst en zorg dat de volgende partijen het contract ondertekenen:

• jijzelf als student;
• het bedrijf/instelling (bedrijfsleider of iemand van HR);
• je externe promotor bij het bedrijf;
• je interne promotor bij UHasselt.

Dus, alle betrokken partijen hebben het contract ondertekend voor je het uploadt, behalve de decaan.
De ondertekening door de decaan gebeurt pas na stap 3.

Laat het risicopostenformulier invullen door de verantwoordelijke van de onderzoeksgroep of door het bedrijf/instelling en zorg dat het volledig ondertekend is door alle partijen voor je het uploadt. De decaan ondertekent dit document niet.

Scan je ondertekende overeenkomst(en) en risicopostenformulier in (in pdf formaat) in aparte documenten.* 

Geef het de naam: NAAM_Voornaam_MP_AFKORTING VAN DE NAAM VAN JOUW OPLEIDING (CE, BK, EM, EN, EA-ICT, INF of NT)_Naam contract (bv. Verklaring op Eer, Overeenkomst MP, Risicopostenformulier, addendum, ...).  

*Enkel voor het 'Erasmus+Traineeship contract' vormen contract en risicopostenformulier één document. 

• Vul alle administratieve gegevens in het formulier Administratieve info MP in. Overloop vooraf even de volledige vragenlijst van het formulier zodat je weet welke gegevens je moet verzamelen van het bedrijf en promotoren.  Alle contracten kunnen enkel digitaal via dit formulier ingediend worden. Geen enkel contract kan gemaild of op papier ingediend worden.
• Indien je je masterproef per twee doet, vult elke student apart een formulier in.
• Voeg de scans van je contract(en) en risicopostenformulier toe in aparte pdf's.
  Enkel het Erasmus+ traineeship contract bestaat uit 1 document dat je uploadt bij
• De stagedocumenten worden vervolgens digitaal ondertekend door de decaan.
• Jij en je stageplaats ontvangen na goedkeuring een volledig ondertekend exemplaar per mail.
• Je ontvangt per mail een link naar je ingevuld formulier zodat je in de loop van je masterproef nog gegevens kan aanpassen zoals namen en titel voor je verdediging. Documenten kan je niet meer opnieuw uploaden of later toevoegen.

Einddatum contract

Voor de zekerheid zet je best als einddatum van je contract masterproef 15/09/2026. Mocht je dan je masterproef niet in juni kunnen afleggen, ben je ook nog verzekerd voor de tweede examenperiode. De begindatum is uiteraard de reële startdatum van je masterproef.

Medisch onderzoek

Indien het bedrijf in het risicopostenformulier een medisch onderzoek of inentingen vereist, moet er altijd een onderzoek gebeuren door de arbeidsgeneesheer van UHasselt . Het bedrijf kan optioneel ook nog aanvinken dat er een onderzoek gebeurt door een arbeidsgeneesheer van het bedrijf zelf. 

De consultatie bij de arbeidsgeneesheer van UHasselt is volledig gratis.  Om een afspraak vast te leggen, stuur je een mail met je uhasselt-mailadres naar Securex op het mailadres uhasselt@securex.be, en je plaatst hierbij fiiw@uhasselt.be in cc van de mail.  Vermeld in je mail: naam en voornaam, rijksregisternummer en/of geboortedatum en huidige opleiding. Daarnaast geef je ook reeds alle mogelijke momenten door wanneer je op onderzoek zou kunnen gaan. 

Indien een medisch onderzoek noodzakelijk is door de arbeidsgeneesheer van het bedrijf, wordt dit afgehandeld door het bedrijf. 

Deze medische onderzoeken moeten ook afgerond zijn voor aanvang van je masterproefactiviteiten.

Vervroegd afstuderen

Hier vind je alle informatie.

Masterproef in het buitenland

Hier vind je alle informatie.

Als je je masterproef in het buitenland doet, zijn er twee scenario’s mogelijk:

Waarschijnlijk zal je je scriptie ook in een andere taal schrijven dan het Nederlands. Dit moet je officieel aanvragen.

Bij start masterproef semester 1 -> Deadline voor de aanvraag is 30 oktober!
Bij start masterproef semester 2 -> Deadline voor de aanvraag is 31 maart!
Check de modaliteiten bij Masterproef in een andere taal dan het Nederlands hieronder.

Artikel 7.1 lid 2 van het Examenreglement geeft aan dat:

Op gemotiveerde vraag van de student kan de bachelor- of masterproef in een Nederlandstalige opleiding, met instemming van de promotor en met goedkeuring van het bureau van de examencommissie, in een andere taal dan het Nederlands worden geschreven, of eventueel verdedigd, indien dat verantwoord is vanuit de meerwaarde voor de student en de functionaliteit van het gebruik van deze taal voor het thema van de bachelor- of masterproef. Wanneer de bachelor- of masterproef in een Nederlandstalige opleiding in een andere taal dan het Nederlands wordt opgesteld, is een samenvatting in het Nederlands verplicht.

Daarom vraagt elke student die zijn scriptie en poster in een andere taal dan het Nederlands wenst te schrijven dit aan via het formulier Aanvraag scriptie en poster in een andere taal dan het Nederlands. De student bespreekt dit eerst met zijn begeleidingsteam. Hier vind je een overzicht van de vragen van het formulier.

Indien je de masterproef per 2 uitvoert, dient iedere student individueel een aanvraag in. 

• Bij start masterproef semester 1 -> Deadline voor de aanvraag is 30 oktober!
• Bij start masterproef semester 2 -> Deadline voor de aanvraag is 31 maart!

Als je vervroegd wenst af te studeren en je masterproef in februari wil verdedigen, moet je hiervoor een formele gemotiveerde aanvraag indienen bij de voorzitter van de examencommissie via het formulier Aanvraag vervroegd afleggen van een examen, voor 30  november (zie ook Examenregeling).  Je bespreekt dit uiteraard ook eerst met je interne en externe promotor.

Voor de contactmomenten en taken in het kader van het masterproefseminarie maak je tijdig de nodige afspraken met de docent masterproefseminarie.

Voor het indienen van je masterproef gelden er aparte deadlines. Zie Deadlines masterproef.