Privacybeleid Olyfran

Olyfran hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken uw gegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en gebruiken slechts de strikt nodige informatie voor het organiseren van onze wedstrijden.

Verzamelde persoonsgegevens

Voor de Startronde en Enige Ronde verzamelen we de volgende gegevens:

• Leerlingen: voornaam, achternaam, geslacht, taal, leerjaar.
• Plaatselijke Coördinatoren (PC’s): voornaam, achternaam, straat en nummer, postcode en gemeente, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht.
• Scholen: naam, straat en nummer, postcode en gemeente, telefoonnummer, e-mailadres.

Voor de Finaleronde registreren we de volgende gegevens:

• Leerlingen: voornaam, achternaam, studierichting, aantal uur Frans per week, geboorteplaats en -datum, thuisadres (straat en nummer/bus, postnr., gemeente), e-mailadres, telefoonnummer, foto.
• Genodigden prijsuitreiking: voornaam, achternaam, relatie tot de deelnemende leerling.
• Plaatselijke Coördinatoren (PC’s)/Vakverantwoordelijken: voornaam, achternaam.

Voor de YouTube wedstrijd vragen we de volgende gegevens:

• Leden van de filmploeg: voornaam, achternaam, leeftijd
• Kapitein van de filmploeg: voornaam, achternaam, leeftijd, e-mailadres
• Leerkracht/Beschermer: voornaam, achternaam, e-mailadres

Waarom worden deze gegevens bewaard?

De gegevens zijn noodzakelijk voor de verwerking van:

• Inschrijving en deelname aan de verschillende rondes van de wedstrijd
• Communicatie met deelnemers, scholen en coördinatoren over het verloop van de wedstrijd
• Nieuwsbrieven en belangrijke updates over Olyfran
• Verzending van wedstrijdposters en publiciteit van onze sponsors (2 postmailings per editie)
• Verzending van latjes voor elke deelnemende leerling
• Genereren van de resultaten van alle deelnemende leerlingen
• Uitnodigingen voor de Finaleronde en de proclamatie
• Opmaak van diploma’s en certificaten
• Uitvoering van een jaarlijkse enquête in het kader van onze overeenkomst met het Departement WEWIS (Werk, Economie, Wetenschap, Innovatie en Sociale Economie van de Vlaamse overheid)
• Verwerking en publicatie van een verslag en foto's van leerlingen die een grote prijs ontvangen. Dit verslag en beeldmateriaal worden met naam op de website geplaatst.
• Opmaak van anonieme statistieken

Beveiliging en toegang

• Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij Olyfran (zoals voorzitter en wedstrijdcoördinatoren, juryleden, administratieve en IT-medewerkers). Zij zijn verplicht tot geheimhouding.
• Individuele uitslagen zijn uitsluitend bekend bij de betreffende deelnemer en diens school.
• Individuele gegevens van deelnemers of PC’s/leerkrachten worden niet gedeeld met derden, met uitzondering van:
  • Sponsors of partners die prijzen voorzien en daarvoor rechtstreeks contact moeten opnemen met prijswinnaars (naam, adres, e-mailadres)

Bewaartermijn

• Gegevens van deelnemers en Plaatselijke Coördinatoren worden 3 jaar na afloop van de wedstrijdeditie verwijderd of geanonimiseerd.
• Verslagen van winnaars van grote prijzen(taalvakatie – Interrail ticket) en foto’s van aanwezigen op de proclamatie worden permanent gepubliceerd op de website en onbeperkt bewaard.

Uw rechten

• U hebt het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens.
• Hiervoor kunt u contact opnemen met het Olyfran-secretariaat via olyfranvl@olyfran.org.