Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van het facultair onderzoeksbeleid en het facultaire onderzoeksbestuur (in het bijzonder de onderzoeksgroep coördinatoren, stafmedewerker onderzoek en de business developer), en dit vanuit diverse expertises of domeinen:

Expertise doctoreren en doctoraatsdossiers:
> Je volgt autonoom doctoraatsdossiers op van start tot verdediging: je plant proactief gesprekken met startende doctorandi en je bent het aanspreekpunt voor administratieve en operationele vragen van de doctoraatsstudenten, de promotoren en de doctoraatsjury (intern en extern). Je biedt ondersteuning aan doctoraatsstudenten en hun promotoren inzake de verplichte updates van ‘my-doctoral-file’.
> Je volgt het verblijf op van inkomende onderzoekers (vb. BOF BILA), in samenwerking met de coördinator internationalisering, de stafmedewerker onderzoek, de kredietcel en DIOS.
> Je draagt bij aan het uittekenen, documenteren en actualiseren van een optimale administratieve flow rond doctoraatsonderzoek en de doctoraatsverdediging op maat van de faculteit.

Domein facultaire organisatie onderzoek:
> Je organiseert proactief het overleg rond onderzoek binnen de faculteit (onderzoeksgroepoverleg, klankbordgroep gesprekken, faculteitsbureau onderzoek,...): Je stelt vergaderkalenders op, assisteert bij de voorbereiding en staat in voor de administratieve opvolging van deze vergaderingen (samenstellen agenda, verslaggeving, opvolging actiepunten; hiertoe hoort ook het onderzoeksluik van de faculteitsraadagenda).
> Bij de aanvraag van grotere dossiers voor (externe) projectfinanciering lever je administratieve ondersteuning: verzamelen en controleren van intentieverklaringen, afspraken plannen, administratieve gegevens invullen in digitale portalen,...

Domein pr en communicatie:
> In samenwerking met de facultaire communicatieverantwoordelijke verzorg je de interne en externe communicatie van het onderzoek van de faculteit, o.a. actualiseren van de website, social media, deelname aan de redactieraad van het facultair jaarboek ‘Fragments’. Je coördineert de deelname aan centraal georganiseerde activiteiten m.b.t. communicatie en marketing van onderzoek (vb. Dag van de Wetenschap).
> Je staat in voor de planning en coördinatie van facultaire onderzoeksevents (doctoraatsverdedigingen, PhD lezingen, studiedagen,...) en je fungeert hierbij als het eerste aanspreekpunt voor de betrokken collega’s. Je maakt draaiboeken op en houdt deze up-to-date, je bewaakt de voortgang bij de organisatie van onderzoeksevenementen. Je krijgt daarbij ondersteuning van het faculteitssecretariaat.


Je werkt je vlot in in de geldende universitaire en facultaire procedures en reglementen en blijft steeds up to date met vernieuwingen. Wijzigingen verwerk je in de interne processen.

Als onze toekomstige collega ondersteun je een gedreven team van (internationale) onderzoekers in de architectuur en interieurarchitectuur (onderzoeksgroep ArcK) en in de kunsten (onderzoeksgroep MAD) van de faculteit Architectuur en Kunst. Meer weten over ons onderzoek?www.uhasselt.be/arck

• Je behaalde minimaal een professionele bachelor. Ervaring in een vergelijkbare functie in de context van academisch onderzoek is een belangrijke meerwaarde.
• Je haalt energie uit het efficiënt plannen en organiseren van vergaderingen, evenementen, ... en weet de juiste prioriteiten te stellen in je eigen planning.
• Je neemt initiatief en hebt oog voor optimalisering van de werking, waarbij je een flexibele en oplossingsgerichte aanpak hanteert.
• Je werkt graag in team en stelt je collegiaal op.
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk op een vlotte manier, zowel in het Nederlands als het Engels.
• Je stelt je klantvriendelijk en dienstverlenend op en past je communicatie aan naargelang de doelgroep (studenten, docenten, collega's, ...).
• Je hecht belang aan een kwaliteitsvol eindresultaat en geeft correct en onderbouwd advies aan collega's, doctoraatsbursalen, onderzoekers... over de domeinen waar je verantwoordelijk voor bent.
• Je rapporteert regelmatig op een heldere manier aan de onderzoeksgroep coördinatoren, stafmedewerker onderzoek en business developer, waarmee je een hecht team vormt.
• Je werkt vlot met MS Word, Excel en Google-toepassingen en bent leergierig om specifieke UHasselt-toepassingen aan te leren.

Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 7.
We bieden jou een contract van bepaalde duur aan van 1 jaar.

De selectieprocedure bestaat uit een voorselectie op sollicitatiedossier, een kennismakingsinterview en een diepte-interview (met opdracht).

Solliciteer nu
Solliciteren t.e.m. 06.02.2023