Jouw functie
Als Diensthoofd Studentenadministratie ben je verantwoordelijk voor:
- People management & leiderschap: Je bent verantwoordelijk voor het dagelijks aansturen, coachen en motiveren van een team van 20-tal medewerkers op onze campussen in Diepenbeek en Hasselt. Je zet talenten gericht in om als team een kwaliteitsvolle dienstverlening te realiseren en zorgt voor een vlotte en efficiënte werkorganisatie.
- Procesoptimalisatie: Je neemt het voortouw in het kritisch analyseren en optimaliseren van bestaande en nieuwe processen, procedures en informatiesystemen (denk aan inschrijvingen, roostering,...). Je zoekt steeds naar meer efficiëntie en kwaliteit.
- Kwaliteit en Beleid: Je garandeert de correcte toepassing van de complexe regelgeving (toelatingsvoorwaarden, studiecontracten en diploma's, informatieverschaffing, ...) en zorgt voor accurate studentengegevens voor onze 7.000 studenten. Daarnaast adviseer je de directie en vertaal je complexe beleidsbeslissingen naar concrete, werkbare actieplannen.
- Probleemoplosser: Naast een gestructureerde aanpak ben je in staat hands-on onverwachte situaties en ad-hoc problemen op te lossen. Je bent de spil die zorgt dat elke student op kwalitatieve dienstverlening kan rekenen, ook bij niet-standaard aanvragen.
- Samenwerking: Je bouwt sterke bruggen, zowel binnen je team als met diverse stakeholders (faculteiten, diensten, etc.) en stelt daarbij altijd het gemeenschappelijk doel voorop.
Jouw team
Je bent verantwoordelijk voor de dienst studentenadministratie die bestaat uit een team van een 20-tal medewerkers die werkzaam zijn op zowel campus Diepenbeek als de campus in Hasselt.
De dienst staat garant voor de opvolging van het administratieve dossier van elk van onze 7000 studenten (reguliere studenten, doctoraatsstudenten, exchange-studenten ...) en dit gedurende hun volledige loopbaan als student aan de UHasselt. Onder andere inschrijvingen van nieuwe studenten, administratieve opvolging van het studietraject, het verwerken van de examenresultaten, het aanmaken van diploma's, de opvolging van de studiegelden, de uur- en examenroosters beheren, ... zijn kernactiviteiten van de dienst.
Jouw talenten
-
Je beschikt over een masterdiploma en hebt ruime, aantoonbare ervaring als leidinggevende van een groter team.
-
Je bent een geboren people manager die medewerkers coacht, motiveert en in hun kracht zet.
-
Ervaring in het hoger onderwijs is een grote troef, maar geen must! Je bent leergierig en je werkt je snel in nieuwe materie in.
-
Je houdt ervan om gestructureerd en procesmatig te werken met als doel een efficiënte organisatie van de dienst.
-
Tegelijk ben je voldoende hands-on en flexibel om onverwachte situaties adequaat op te lossen. Je durft knopen door te hakken en beslissingen te nemen.
-
Je hebt een sterke kritisch-analytische blik en overtuigt anderen met vlotte, gestructureerde communicatie in het Nederlands en Engels.
-
Je stimuleert de samenwerking zowel binnen het team als met andere diensten en faculteiten.
-
Je rapporteert aan en werkt nauw samen met de directeur onderwijscoördinatie en studentenzaken.
Ons aanbod voor jou
Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 4 (graad 8).
We bieden jou een voltijds contract van onbepaalde duur (deeltijdse tewerkstelling tot 80% is bespreekbaar).
Jouw verloning wordt aangevuld met een groepsverzekering, eindejaarstoelage en vakantiegeld, smartphone + abonnement, laptop, headset, hospitalisatieverzekering voor het hele gezin, ecocheques, 35 verlofdagen vrij te kiezen per jaar (pro rata aangepast in functie van jouw tewerkstellingspercentage), 14 feestdagen en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
Daarnaast kan je rekenen op initiatieven die jouw welzijn, een goede work life balans en levenslang leren ondersteunen: telewerkregeling, fietsvergoeding, (elektrische) deelfietsen & poolwagens, permanent opleidingsaanbod, loopbaanondersteuning, korting in onze bedrijfsrestaurants, kinderopvang tijdens vakanties, …
Solliciteer voor deze functie
De selectieprocedure bestaat uit een voorselectie op sollicitatiedossier, een kennismakingsinterview, een diepte-interview (met opdracht) en een assessment.
