Jouw functie
De dienst studentenadministratie zorgt dat elke student aan de UHasselt kan rekenen op kwalitatieve dienstverlening en breidt het team uit met een nieuwe medewerker. Jouw takenpakket bestaat voornamelijk uit het opmaken van uur- en examenroosters en het opvolgen van de reservaties van de lokalen. Daarnaast neem je occassioneel ook deel aan de werking van de studentenbalie en het inschrijven van studenten.
Het is jouw uitdaging om het administratieve proces van de planning van de onderwijsactiviteiten (opmaak uurroosters) in goede banen te leiden:
- Je staat in voor de opmaak, ingave en opvolging van de uurroosters van de toegewezen opleidingen, rekening houdend met de geldende regelgeving en specifieke behoeften van elke opleiding.
- Je verzorgt de communicatie van de opgemaakte uurroosters naar zowel studenten als docenten.
- Je volgt continu noodzakelijke aanpassingen ten gevolge van wijzigingen op, vb. bij verschuivingen van lessen of examens.
- Je beantwoordt samen met je collega’s de aanvragen voor lokaalreservaties.
Jouw team
De dienst studentenadministratie van UHasselt bestaat uit een team van 20 medewerkers en is gelokaliseerd op zowel campus Diepenbeek als de campus in Hasselt.
De dienst is verantwoordelijk voor de opvolging van het administratieve dossier van elk van onze 7000 studenten (reguliere studenten, doctoraatsstudenten, exchange-studenten ...) en dit gedurende hun volledige loopbaan als student aan de UHasselt. Onder andere inschrijvingen van nieuwe studenten, administratieve opvolging van het studietraject, het verwerken van de examenresultaten, het aanmaken van diploma's, de opvolging van de studiegelden, de uur- en examenroosters beheren, ... behoren tot het takenpakket van de dienst. Je maakt deel uit van het team 'onderwijsprogrammatie en lokaalbeheer' van de dienst studentenadministratie met 3 andere collega's.
Jouw talenten
-
Je behaalde een professionele bachelor (of gelijkwaardig).
-
Je hebt minimaal één jaar ervaring met het opstellen van uurroosters of planningen in een onderwijscontext.
-
Je beschikt over een goed ontwikkeld analytisch vermogen om de planning zo efficiënt mogelijk op te maken.
-
Je bent een organisatorisch talent en werkt resultaat- en oplossingsgericht.
-
Je spreekt en schrijft verzorgd in het Nederlands en beschikt minstens over een basiskennis Engels.
-
Je structureert je eigen werk zelfstandig en kan flexibel inspelen op wijzigende prioriteiten.
-
Je stelt je klantvriendelijk en probleemoplossend op ten aanzien van studenten, docenten en collega's.
-
Je werkt nauwgezet, ook onder verhoogde werkdruk. De piekperiode bevindt zich enkele weken voor de start van semester 1 en 2 van het academiejaar.
-
Je bent collegiaal en draagt bij aan een positieve en respectvolle samenwerking binnen het team.
-
Je werkt vlot met gangbare ICT-toepassingen, waaronder de basisbewerkingen in Excel.
Ons aanbod voor jou
Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 8 (graad 4).
We bieden jou een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur met een tewerkstelling van 80%.
Je verloning wordt aangevuld met een groepsverzekering, eindejaarstoelage en vakantiegeld, hospitalisatieverzekering voor het hele gezin, ecocheques, fietsvergoeding en korting in onze universiteitsrestaurants. Daarnaast kan je rekenen op initiatieven die jouw welzijn, een goede work-life balans en levenslang leren ondersteunen: flexibele werkuren, een groeiend aanbod aan opleidingen en loopbaanondersteuning, kinderopvang tijdens vakanties en een dynamische en hechte werkomgeving.
Solliciteer voor deze functie
De selectieprocedure bestaat uit een voorselectie op sollicitatiedossier, een selectieproef, een kennismakingsinterview en een diepte-interview. In elke fase van de procedure wordt een tussentijdse selectie gemaakt.
