Klokkenluidersregeling

Alle UHasselt medewerkers

Het nieuwe decreet Klokkenluidersregeling beschermt personen die inbreuken melden op bepaalde EU-regelgeving waarover zij informatie verkregen binnen hun werkgerelateerde relatie met de universiteit. Om een melding te doen over een inbreuk op de Europese regelgeving voorziet UHasselt in een intern meldkanaal dat werkt volgens de klokkenluidersregeling van UHasselt.  

Meer algemene informatie over de klokkenluidersregeling binnen (hoger) onderwijs kan je terugvinden op de website van het Vlaams Ministerie van Onderwijs & Vorming. 

Elk personeelslid, zowel contractueel als statutair, en inclusief bursalen en houders van een mandaat van het FWO, ongeacht in welke rol, kan een melding doen bij het intern meldkanaal van UHasselt wanneer men in het kader van een werkrelatie informatie heeft verkregen over inbreuken. 

Opgelet! Studenten kunnen geen gebruik maken van dit intern meldkanaal. 

Heb je kennis van of een vermoeden van een inbreuk op het Unierecht, zoals beschreven in artikel V.230/2 van de Codex Hoger Onderwijs, dan kan je dit aan het intern meldkanaal van UHasselt melden op volgende manieren:

• bij voorkeur per e-mail: whistleblower@uhasselt.be  
• per brief gericht aan: Intern meldkanaal Klokkenluiders, Martelarenlaan 42, 3500 Hasselt (‘vertrouwelijk’ op de enveloppe vermelden)

Meldingen kunnen gaan over feitelijke of vermoedelijke inbreuken die zich binnen UHasselt hebben voorgedaan of waarschijnlijk zullen voordoen. Het gaat om inbreuken in een werkgerelateerde context waarvan de melder kennis heeft. Interpersoonlijke klachten vallen niet onder het toepassingsgebied.

Specifiek kan het gaan over inbreuken op de volgende zaken:

• Overheidsopdrachten
• Financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering
• Productveiligheid en -conformiteit
• Vervoersveiligheid
• Milieubescherming
• Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
• Voedsel- en diervoederveiligheid, diergezondheid en dierenwelzijn
• Volksgezondheid
• Consumentenbescherming
• Bescherming van persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen

Daarnaast kan je ook een melding maken over:

• Inbreuken die de financiële belangen van de Europese Unie schaden, zoals bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
• Inbreuken die verband houden met de interne markt, waaronder schendingen van EU-regels inzake mededinging en staatssteun, zoals beschreven in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

UHasselt verbindt zich ertoe de identiteit van de melder (klokkenluider) niet te onthullen en geen maatregelen te nemen (of hiermee te dreigen) tegen melders (klokkenluiders) die onder de bescherming van het Klokkenluidersdecreet vallen, als vergelding voor een melding of openbaarmaking. 

Zodra het intern meldkanaal de melding ontvangen heeft, sturen de meldingbeheerders binnen 7 werkdagen een ontvangstmelding naar de melder en worden de feiten (niet de identiteit van de melder) doorgegeven aan de onderzoeker die start met het onderzoeken van de melding. De melding wordt gecontroleerd op correctheid en ontvankelijkheid. Dat betekent dat wordt gecontroleerd of de melding werd gedaan door een personeelslid en of de melding binnen het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling valt. Ook wordt bepaald of en welke maatregelen nodig zijn om de gemelde inbreuk te corrigeren of te voorkomen. De melder wordt daarna geïnformeerd over de geplande en genomen maatregelen in opvolging van de melding. 

Als een melding bij het intern meldkanaal niet het gehoopte resultaat brengt, kan een klokkenluider ook melding doen bij een extern meldkanaal. Voor hogescholen en universiteiten fungeert het college van regeringscommissarissen als extern meldkanaal.

Als je te goeder trouw melding maakt van ongewenst gedrag en je valt binnen het materiële en personele toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling, dan verbindt UHasselt zich ertoe de melder te beschermen tegen represailles of vergelding, zoals voorzien door het decreet. Dit geldt voor:

• personeelsleden
• personen die de melder vertrouwelijk bijstaan
• externe partijen die in het kader van hun werk informatie over inbreuken bezitten
• getuigen

Meldingen over mogelijke inbreuken die niet onder het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling vallen, genieten geen klokkenluidersbescherming.

De identiteit van de melder die conform deze regeling een melding doet, wordt beschermd. Dat betekent dat alle informatie waaruit de identiteit van de melder, of eventueel andere genoemde personen, kan worden afgeleid, met de nodige voorzichtigheid en omzichtigheid zal worden behandeld. Dit geldt ook voor de identiteit van de vernoemde personen in de melding. 

De personen die de melding ontvangen en onderzoeken garanderen steeds een neutrale en onafhankelijke opvolging van de meldingen. Zij zullen zich steeds op een professionele en integere manier gedragen, waarbij de melding met de nodige discretie zal worden behandeld. Er kan beroep gedaan worden op interne en/of externe experten, maar ook dan zal de identiteit van de melder ten alle tijde beschermd worden.

De verwerking van persoonsgegevens binnen deze klokkenluidersregeling gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor meer informatie verwijzen we naar de privacy policy van UHasselt. 

Naast het intern meldkanaal voor klokkenluiders, bestaan er aan UHasselt nog enkele interne meldpunten m.b.t. integriteitskwesties:

• meldpunt grensoverschrijdend gedrag
• meldpunt wetenschappelijke integriteit

Feiten die aanleiding geven tot een tuchtmaatregel, zoals beschreven in de toepasselijke tuchtreglementen, kunnen door elk lid van de universitaire gemeenschap rechtstreeks aan de rector gemeld worden, vergezeld van een duidelijke beschrijving en bijhorende bewijsstukken. 

Ontvangt het intern meldkanaal van UHasselt een melding die niet onder het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling valt, dan zal de melder hiervan op de hoogte gesteld worden en zullen - indien van toepassing - de meer correcte meldkanalen aangegeven worden zodat de melder zelf kan beslissen of de melding daar neergelegd wordt of niet.