Mobility Online

Stap 1 - Aanvraaggegevens

Deze informatie wordt automatisch ingevuld. Je hoeft enkel op “continue” te klikken om jouw gegevens in te vullen.

Stap 2 - Vul je persoonsgegevens in 

Je vult enkel de basisinformatie in:

• UHasselt-studentnummer (belangrijk: dubbelchecken!)
• Naam
• Voornaam
• Geboortedatum
• Gender
• UHasselt-e-mailadres (belangrijk: dubbelchecken!)
• GSM-nummer 

Stap 3 - Kies je faculteit en het studieprogramma

Selecteer de faculteit waarin je bent ingeschreven en selecteer je correcte studieprogramma (het programma waarin de uitwisseling zal plaatsvinden). 

Stap 4 - Selecteer het semester

Geef aan wanneer je op uitwisseling gaat:

• Semester 1 - 202x
• Semester 2 - 202x

Stap 5 - Controleer en verzend 

Is alles ingevuld? Zie je bij elke stap groene vinkjes? Controleer of alle gegevens kloppen. Klopt het? 

⇒ Klik op "send application"

Stap 6 - Controleer je e-mail

Controleer je UHasselt-e-mail en volg de instructies. Klik op de link die je onderaan de e-mail terugvindt. Belangrijk: sla deze link op in je favorieten.

Stap 7 - Open je dossier in Mobility Online

Ga naar de link in je e-mail of klik hier. Log in met je UHasselt-e-mailadres en -wachtwoord. Vanaf nu kan je je dossier op elk moment raadplegen via deze link. Je krijgt vervolgens onderstaand dossier te zien.

Let op: vooraleer je verder naar stap 8 kan, moet het International Office je aanvraag nog goedkeuren. Je ontvangt een e-mail van zodra je je kandidaatstelling verder kan afwerken. 

Stap 8 - Wacht op een volgende e-mail om je kandidaatstelling te vervolledigen. 

Van zodra je onderstaande e-mail ontvangt, kan je je kandidaatstelling verder aanvullen met je gekozen bestemming(en). Belangrijk: bij het kiezen van je bestemming(en), moet je ook je motivatie noteren! 

Stap 9 - Vervolledig je dossier met je TOR 

Vervolledig je dossier door je Transcript of Records op te laden. Dit document kan je downloaden via je studentendossier.
Let op: upload dit pas nadat de resultaten van je laatste examenperiode bekend zijn, en uiterlijk vóór de deadline van 20 februari.

Daarna is je kandidaatstellingsdossier volledig.

Wat is een Transcript of records? 

Een Transcript of Records is je officiële puntenlijst met een overzicht van al je behaalde studieresultaten (per vak: naam, studiepunten en score).

Hoe download je jouw Transcript of Records?

Ben je student in 2e of 3e bachelor?

1. Log in op het Studentenportaal.
2. Navigeer naar de pagina waar je je studieresultaten kan raadplegen (zie print screens onderaan).
3. Download je puntenlijsten van alle bachelorjaren.
4. Voeg alle documenten samen tot één PDF-bestand.
5. Upload dit PDF-bestand in je dossier in Mobility Online.

Ben je masterstudent?

1. Log in op het Studentenportaal.
2. Navigeer naar de pagina waar je je studieresultaten kan raadplegen (zie print screens onderaan).
3. Download je puntenlijsten van alle bachelorjaren.
4. Download ook je puntenlijst van de master (of beide puntenlijsten van zowel masterjaar 1 als masterjaar 2).
5. Voeg alle documenten samen tot één PDF-bestand.
6. Upload dit gecombineerde document in je dossier in Mobility Online.

Stap 1 - Aanvraaggegevens

Deze informatie wordt automatisch ingevuld. Je hoeft enkel op “continue” te klikken om jouw gegevens in te vullen.

Stap 2 - Vul je persoonsgegevens in 

Je vult enkel de basisinformatie in:

• UHasselt-studentnummer (belangrijk: dubbel checken!)
• Naam
• Voornaam
• Geboortedatum
• Gender
• UHasselt-e-mailadres (belangrijk: dubbel checken!)
• GSM-nummer 

Stap 3 - Kies je faculteit en het studieprogramma

Selecteer de faculteit waarin je bent ingeschreven en selecteer je correcte studieprogramma (het programma waarin de uitwisseling zal plaatsvinden). 

Stap 4 - Selecteer het semester

Geef aan wanneer en waar je op uitwisseling gaat.

Stap 5 - Noteer je motivatie, controleer en verzend 

• Geef een duidelijke motivatie.
• Is alles ingevuld?
• Zie je bij elke stap groene vinkjes? Controleer of alle gegevens kloppen. Klopt het? 

⇒ Klik op "send application"

Stap 6 - Controleer je e-mail

Controleer je UHasselt e-mail en volg de instructies. Klik op de link die je onderaan de e-mail kan terugvinden. Belangrijk: sla deze link op in je favorieten.

Stap 7 - Open je dossier in Mobility Online

Ga naar de link in je e-mail of klik hier. Log in met je UHasselt-e-mailadres en -wachtwoord. Vanaf nu kan je je dossier op elk moment raadplegen via deze link. Je krijgt vervolgens onderstaand dossier te zien.

Let op: vooraleer je verder naar stap 8 kan, moet het International Office je aanvraag nog goedkeuren. Je ontvangt een e-mail van zodra je je kandidaatstelling verder kan afwerken. 

Stap 8 - Vervolledig je dossier met je TOR 

Vervolledig je dossier door je Transcript of Records op te laden. Dit document kan je downloaden via je studentendossier.
Let op: upload dit pas nadat de resultaten van je laatste examenperiode bekend zijn, en uiterlijk vóór de deadline van 20 februari.

Daarna is je kandidaatstellingsdossier volledig.

Wat is een Transcript of records? 

Een Transcript of Records is je officiële puntenlijst met een overzicht van al je behaalde studieresultaten (per vak: naam, studiepunten en score).

Hoe download je jouw Transcript of Records?

Ben je student in 2e of 3e bachelor?

1. Log in op het Studentenportaal.
2. Navigeer naar de pagina waar je je studieresultaten kan raadplegen (zie print screens onderaan).
3. Download je puntenlijsten van alle bachelorjaren.
4. Voeg alle documenten samen tot één PDF-bestand.
5. Upload dit PDF-bestand in je dossier in Mobility Online.

Ben je masterstudent?

1. Log in op het Studentenportaal.
2. Navigeer naar de pagina waar je je studieresultaten kan raadplegen (zie print screens onderaan).
3. Download je puntenlijsten van alle bachelorjaren.
4. Download ook je puntenlijst van de master (of beide puntenlijsten van zowel masterjaar 1 als masterjaar 2).
5. Voeg alle documenten samen tot één PDF-bestand.
6. Upload dit gecombineerde document in je dossier in Mobility Online.

Beoordeling van je kandidaatstelling

Na 20 februari (of voor sommige opleidingen al eerder) wordt je kandidaatstelling verwerkt en beoordeeld. Afhankelijk van je opleiding word je mogelijk nog uitgenodigd voor een selectiegesprek. Zodra alle dossiers zijn verwerkt, hoor je definitief of je bent geselecteerd.

Ben je geselecteerd?

De verdere stappen hangen af van je aanvraag:

• Buitenlandse studie: Je ontvangt een e-mail met daarin jouw toegewezen bestemming.
• Buitenlandse stage: Je wordt in eerste instantie 'onder voorbehoud' geselecteerd. Je ontvangt hierover een bevestigingsmail.

Voer de volgende stappen in Mobility Online uit. 

Ben je niet geselecteerd?

Als je niet bent geselecteerd, wordt je aanvraag geannuleerd. Je ontvangt hiervan altijd een e-mail met een toelichting van de reden. Heb je na het lezen van deze e-mail nog vragen? Neem dan gerust contact op met je facultaire coördinator voor internationalisering.

Proficiat, je bent geselecteerd! Wat nu?

Je hebt een e-mail gekregen dat je geselecteerd bent voor een bepaalde bestemming. Vooraleer je verder kan in het proces, moet je deze bestemming al dan niet aanvaarden. Volg hiervoor precies deze stappen:

• Aanvaard je bestemming

Wat gebeurt er nu verder? 

• Na het aanvaarden van je bestemming zal je genomineerd worden bij de partnerinstelling. De timing van de nominatie hangt af van partner tot partner. Indien je hierover vragen hebt, kan je je wenden tot Exchange@uhasselt.be. 
• Van zodra je zelf een e-mail van je partnerinstelling ontvangt om je te registreren, gelieve dit dan aan te geven in je dossier. Volg hiervoor onderstaande stappen: 

• Deze stappen werken niet blokkerend. Dit houdt in dat je niet hoeft te wachten met het aanvragen van je beurs tot deze stappen in orde zijn. 

Proficiat, je bent voorlopig geselecteerd! Wat nu?

Je hebt een e-mail gekregen dat je onder voorbehoud bent geselecteerd. Dat betekent dat je nu zelf je stagegegevens moet invullen in Mobility Online. Volg hiervoor precies deze stappen:

• "Complete traineeship details"
  Klik nu in je overzicht op de volgende link: Complete and verify traineeship details.

• Klik op 'Forward to Update'. Kies het bedrijf waar je stage gaat lopen in het keuzemenu bij Host/Company for traineeship. Staat jouw stagebedrijf er niet tussen? Kies dan in het menu voor de optie <-- No choice -->. Er verschijnen nu extra vakjes. Typ hier zelf de naam en het adres van je stagebedrijf in.
• Kies daarna wie jouw buitenlandse stagebegeleider is bij Traineeship promoter abroad. Staat jouw stagebegeleider er niet tussen? Kies dan in het menu voor de optie <-- No choice -->. Er verschijnen nu extra vakjes. Vul deze vakjes aan met de juiste gegevens. 
• Vink het vakje aan naast 'I confirm that my traineeship details are complete and correct'. 
• Klik op de knop 'Update' om alles te bevestigen en in te dienen. 

• Wachten op goedkeuring
  Je hebt nu alles ingediend! Je faculteit gaat je gegevens nu nakijken en goedkeuren.

Worden je stagegegevens afgekeurd? Geen paniek! Dan ontvang je een e-mail met daarin de reden. Je kan hierna jouw aangepaste stagegegevens volledig opnieuw invoeren en doorsturen naar je facultaire coördinator ter goedkeuring. 

• Bevestig je begin- en einddatum
  Klik in je overzicht op de link Confirm or adjust your exchange dates (= eerste stagedag en laatste stagedag).
• Kijk bovenaan bij je gegevens of de data bij Stay from (start) en Stay until (einde) kloppen. Klik op 'Confirm or adjust your exchange dates'. 

  

   

  

• Klik op 'Forward to update'. Pas eventueel je begin- en einddatum aan en vink het kleine vakje aan naast 'I confirm my exchange dates'.

  

• Wachten op goedkeuring
  Je hebt nu alles ingediend! Je faculteit gaat je data nu nakijken en goedkeuren.

• Tweede goedkeuring stagegegevens
  Zowel jij als de faculteit moeten de gegevens nog een keer bevestigen om zeker te zijn dat er intussen geen aanpassingen nodig zijn. Indien wel nodig, kan je de stage gegevens aanpassen in deze stappen. Na deze stappen krijg je de mogelijkheid om beurs aan te vragen. 

Je beurs aanvragen (Scholarship)

Ga je buiten Europa op buitenlandse studie of stage? Dan moet je vóór 10 maart 12 uur 's middags je beurs aanvragen! Volg deze simpele stappen in Mobility Online:

• Start je aanvraag
  Kijk in je overzicht naar de stap Scholarship form completed. Het vakje hiervoor is nu nog leeg.
• Klik helemaal rechts op de link Complete scholarship form om te beginnen.
• Vul het formulier in
  Je komt nu in een nieuw scherm met de titel Scholarship specific fields.
• Bovenaan zie je de blokjes 1 tot en met 5. Dit betekent dat je aanvraag uit 5 pagina's bestaat die je allemaal moet invullen.
• Typ je antwoorden in de grote witte tekstvakken. Let op: je moet je motivatie en voorbereiding in het Engels invullen!
• Ben je klaar met een pagina? Klik dan helemaal onderaan op de knop Save and forward om je tekst op te slaan en direct naar de volgende pagina te gaan.
• Wil je gewoon even opslaan zonder naar de volgende pagina te gaan? Klik dan op Save.
• Wil je terug naar je hoofdmenu? Gebruik dan de knop Back to the application workflow.
• Bevestiging en wachten
  Heb je alle pagina's netjes ingevuld? Top! Klik dan onderaan op de knop 'Create'. In je overzicht verschijnt er nu een groen vinkje naast Scholarship form completed, samen met de datum van vandaag.
• Nu is het weer wachten. Je aanvraag wordt nagekeken. Als alles in orde is en je gerangschikt wordt voor een beurs, krijg je bevestiging via e-mail.
• Geen beurs? Dan ontvang je hier ook een bevestiging van via e-mail en kan je in Mobility Online aangeven of je je buitenlandse studie/stage verder wil zetten zonder beurs, of je kan je dossier annuleren. 

Je beurs aanvragen (Scholarship)

Ga je binnen Europa (of in het kader van Erasmus Belgica) op buitenlandse studie of stage? Dan moet je vóór 30 april middernacht je beurs aanvragen! Volg deze simpele stappen in Mobility Online:

• Start je aanvraag
  Kijk in je overzicht naar de stap 'Do you want to apply for a scholarship?'. Het vakje hiervoor is nu nog leeg.
• Klik helemaal rechts op de link 'Answer questionnaire' om te beginnen.
• Vul het formulier in
• Bevestiging en wachten
  Klik onderaan op de knop 'Create'. In je overzicht verschijnt er nu een groen vinkje naast 'Do you want to apply for a scholarship?', samen met de datum van vandaag.
• Nu is het weer wachten. Je aanvraag wordt nagekeken. Als alles in orde is en je gerangschikt wordt voor een beurs, krijg je bevestiging via e-mail. 
• Geen beurs? Dan ontvang je hier ook een bevestiging van via e-mail en kan je in Mobility Online aangeven of je je buitenlandse studie/stage verder wil zetten zonder beurs, of je kan je dossier annuleren. 

Wanneer je het formulier hebt ingevuld, ontvang je een automatische e-mail met een persoonlijke link om in te loggen in Mobility Online.
Krijg je na 10 minuten geen e-mail? Kijk dan eerst in je spam. Als je de e-mail daar terugvindt, markeer deze dan als ‘geen spam’, zodat je toekomstige berichten van Mobility Online niet mist.

Heb je na controle van je spamfolder nog steeds geen e-mail ontvangen? Stuur dan een bericht naar het International Office via Erasmus@uhasselt.be.

Zeker onderstaande gegevens dubbelchecken! 

• Studentnummer correct
• UHasselt-e-mail klopt
• Juiste studieprogramma gekozen
• Juiste semester gekozen

Wat is een Transcript of records? 

Een Transcript of Records is je officiële puntenlijst met een overzicht van al je behaalde studieresultaten (per vak: naam, studiepunten en score).

Hoe download je jouw Transcript of Records?

Ben je student in 2e of 3e bachelor?

1. Log in op het Studentenportaal.
2. Navigeer naar de pagina waar je je studieresultaten kan raadplegen (zie print screens onderaan).
3. Download je puntenlijsten van alle bachelorjaren.
4. Voeg alle documenten samen tot één PDF-bestand.
5. Upload dit PDF-bestand in je dossier in Mobility Online.

Ben je masterstudent?

1. Log in op het Studentenportaal.
2. Navigeer naar de pagina waar je je studieresultaten kan raadplegen (zie print screens onderaan).
3. Download je puntenlijsten van alle bachelorjaren.
4. Download ook je puntenlijst van de master (of beide puntenlijsten van zowel masterjaar 1 als masterjaar 2).
5. Voeg alle documenten samen tot één PDF-bestand.
6. Upload dit gecombineerde document in je dossier in Mobility Online.

Dit moet je pas opladen van zodra alle resultaten van je laatste examenperiode bekend zijn, vóór de deadline (bv. 20 februari).

Je kan je dossier altijd raadplegen via deze link (KLIK HIER). Log in met je UHasselt e-mailadres en je UHasselt wachtwoord.

Indien je nog twijfelt tussen een buitenlandse studie of stage, dien dan zowel een dossier in voor studie, als een dossier voor stage voor de deadline van 20 februari.