Lokalenverhuur

Op beide campussen kan u terecht in verschillende soorten lokalen. Er zijn een aantal auditoria, gewone leslokalen, vergaderzalen en ruimtes voor bijv. recepties of exposities ter beschikking. U kan steeds bij ons terecht voor een gepast voorstel. Opgelet: omwille van ons steeds groter wordend onderwijsaanbod neemt de druk op onze lokalen steeds meer toe. We zien ons dus genoodzaakt om externe reservaties op weekdagen pas vanaf 18u00 toe te staan in onze gebouwen. 

U geniet op onze campus van gratis WiFi, alsook zijn onze lokalen recent uitgerust met state-of-the-art apparatuur. Hieronder vindt u een overzicht van de meest gebruikte zalen en hun capaciteit.

Wie een lokaal reserveert gaat akkoord met de volgende basisregels:

● Er moet duidelijk zijn wie als verantwoordelijke optreedt voor de organisatie. Deze verantwoordelijke moet bereikbaar zijn voor eventuele communicatie.

● Het mag op geen enkel moment lijken alsof de activiteit wordt georganiseerd door of namens UHasselt.

● De organisator staat in voor de fysieke veiligheid van alle aanwezigen.

● Agressie of het verstoren van de normale werking op de campus is niet toegestaan.

● De activiteit moet op een respectvolle manier verlopen. Alle wettelijke bepalingen moeten worden nageleefd. Dit omvat onder andere het verbod op strafbare uitlatingen zoals bedreigingen, seksistische of racistische uitingen en het ontkennen van genocides zoals wettelijk vastgelegd.

● Je biedt de mogelijkheid tot tegensprekelijk debat. Dat is zo wanneer er duidelijk de mogelijkheid is tot vragen stellen.

● De waarden en visie van UHasselt, de gedragscode inzake grensoverschrijdend gedrag en het inclusiebeleid van de universiteit worden gerespecteerd. De verhuur van een lokaal houdt geen goedkeuring of onderschrijving door UHasselt in van de inhoud of de boodschap van de georganiseerde activiteit.

Belangrijk: wanneer een organisator deze voorwaarden niet naleeft, kan dit leiden tot uitsluiting van toekomstige reservatiemogelijkheden. Indien de wet wordt overtreden, kan dit juridische gevolgen hebben.

Bent u geïnteresseerd om van één van onze faciliteiten gebruik te maken? Dan moet u eerst een aanvraag indienen. Dit kan eenvoudig via mail naar britt.renckens@uhasselt.be. Uw aanvraag moet de volgende elementen bevatten:

• de duidelijke omschrijving van uw organisatie en haar doel
• de contactpersoon met facturatieadres, telefoonnummer en e-mailadres voor de verdere behandeling van de aanvraag
• beschrijving van de activiteit en de doelgroep
• vermelding van de datum en timing
• expliciet akkoordverklaring met de bovenvermelde basisregels, inclusief de waarden en visie van UHasselt, de gedragscode inzake grensoverschrijdend gedrag en het inclusiebeleid van de universiteit worden gerespecteerd.

Het organiseren van events op zaterdag en zondag is bespreekbaar mits bijkomende praktische en financiële afspraken.

UHasselt studentenverenigingen die een lokaal willen inhuren mogen deze reservatie rechtstreeks doen bij Bert Beelen. 

Na indiening van uw aanvraag, wordt uw verzoek in behandeling genomen. Zodra dit goedgekeurd is, ontvangt u van ons een bevestiging en kan u aan de slag met de voorbereiding. Neem zeker onderstaande richtlijnen ook in acht.

Aanstellen van een verantwoordelijke

Door de organisatoren moet steeds een verantwoordelijke worden aangesteld. Deze verantwoordelijke ontvangt op zijn naam een bevestiging van de gemaakte reservatie.

In gereedheid brengen van de zalen

Het in gereedheid brengen van de zalen gebeurt in principe binnen de overeengekomen reservatieperiodes. Afwijkingen hierop kunnen enkel toegestaan worden na overleg met de verantwoordelijke van UHasselt.
Opbouw- en opruimwerkzaamheden mogen in geen enkel geval de normale activiteiten onderwijs en onderzoek van UHasselt verstoren.

Aanbrengen van opschriften

Het aanbrengen van opschriften, teksten, versieringen, signalisatie, enz. kan slechts gebeuren in overleg met de verantwoordelijke van UHasselt.

Annulering of verbreking

UHasselt heeft ten allen tijden éénzijdig het recht een activiteit te annuleren of te onderbreken indien de werkelijke aard en inhoud van de activiteit in ernstige mate afwijkt van de originele aanvraag.
UHasselt kan eveneens activiteiten annuleren of onderbreken die concurrentieel zijn met de opdracht die UHasselt als onderwijsinstelling vervuld en/of hieraan ernstige schade kunnen toebrengen of die strijdig zijn met de openbare orde of de goede zeden.

Verantwoordelijkheid van de inrichtende instantie

• elke schade die direct of indirect zou worden toegebracht aan de normale gebruikers van de campus, de campusgebouwen, de installaties en het meubilair op de campus, ten gevolge van de voorbereiding, de inrichting zelf en de nakomende activiteiten van de te organiseren evenementen, de personen of instanties die in opdracht van of met toelating van de inrichters medewerken of aanwezig zijn.
• elke schade die aan de personen direct of indirect betrokken bij de evenementen, zou kunnen overkomen door hun verblijf op de campus.

Verzekering

In verband met het voorgaande heeft UHasselt een verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid afgesloten bij Ethias (inhoud van de waarborg (pdf, 41 KB)). In het bedrag van de huur is de prijs van de verzekering inbegrepen.

Diefstal en beschadiging

Universiteit Hasselt kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker.

• Vergewis u van de plaats van UITGANG, NOODUITGANGEN en brandblusapparaat.
• Begeef u kalm naar de aangewezen vluchtweg bij het horen van het eventuele ontruimingssignaal.
• Hou bij de installatie van tentoonstellings- en andere standen, zoveel mogelijk de ontruimingsgangen vrij. De standen en eigen materiaal zelf moeten ook veilig zijn.
• Het vermogen van de elektrische aansluiting moet nagekeken worden, zodat overbelasting van het net vermeden wordt.
• EHBO-lokalen:
  • Campus Diepenbeek: gebouw D, lokaal D15
  • Campus Hasselt: Oude gevangenis, lokaal D0.7
• Bij eventuele problemen: richt u tot het onderhoudspersoneel of de Securitasagent:
  • Campus Diepenbeek: 0475/94 30 02 
  • Campus Hasselt: 0493/59 38 33

In geval van brand of ernstig ongeval onmiddellijk de hulpdiensten oproepen d.m.v. het telefoonnummer 112. Aansluitend eerste hulp vragen via het onderhoudspersoneel of de Securitasagent.