Comité voor Medische Ethiek

De CTU- en/of ethische goedkeuringsflow en de juridische goedkeuringsflow kunnen onafhankelijk van elkaar starten en parallel verlopen. Beide flows moeten echter volledig zijn goedgekeurd vóór de contractondertekeningsfase kan starten (indien van toepassing).

Gelieve rekening te houden met het volgende:

• De beoordelingsfase door het CME start pas nadat de CTU-goedkeuring is verkregen.
• Om een plaats op de agenda van het CME te verzekeren, moeten studies minstens vier weken vóór de geplande CME-vergadering bij de CTU worden ingediend.
• De CTU beoordeelt:
• de ontvankelijkheid voor het Ethisch Comité
• de contractuele vereisten
• het Data Management Plan (DMP)

Eerste feedback van de CTU wordt doorgaans binnen 10 werkdagen verstrekt.

Om een vlotte overgang naar het nieuwe systeem te garanderen, geldt er vanaf 27 februari 2026 een tijdelijke indieningsstop bij het CME.

Dossiers voor de CME-vergadering van 14 april 2026 kunnen vanaf 11 maart 2026 via het nieuwe Research Dashboard worden ingediend. Uitzonderlijk geldt voor deze vergadering een finale indieningsdeadline van 16 maart 2026.

Om onderzoekers vertrouwd te maken met de aangepaste indieningsprocedures en werkwijze, worden verschillende hybride infosessies georganiseerd:

• 5 maart 2026 – 12:00–13:30 (Lokaal H6 – Gebouw D)
• 12 maart 2026 – 12:00–13:30 (Lokaal H6 – Gebouw D)
• 17 maart 2026 – 12:00–13:30 (Lokaal H2 – Gebouw D)

Registratie is verplicht via deze link

Momenteel werken wij aan een update van onze website. Aarzel intussen niet om ons te contacteren bij vragen.

• Voor alle vragen, ondersteuningsverzoeken of informatie met betrekking tot het Research Dashboard, gelieve contact op te nemen via het centrale e-mailadres:
  ctu@uhasselt.be
• Voor vragen met betrekking tot CME-indieningen kan u terecht via:
  cme@uhasselt.be

The CTU and/or Ethics approval flow and the legal approval flow can start independently and run in parallel. However, both flows must be fully approved before the contract signing phase can begin (if applicable).

Please note:

• The CME assessment phase starts only after CTU approval has been obtained.
• To secure a place on the CME meeting agenda, studies must be submitted to the CTU at least four weeks prior to the scheduled CME meeting.
• The CTU reviews:
• Ethics Committee admissibility
• Contractual requirements
• Data Management Plan (DMP)

Initial CTU feedback is typically provided within 10 working days.

To ensure a smooth transition to the new system, a submission freeze at the CME will be in effect as of 27 February 2026.

Files intended for the 14 April 2026 CME meeting can be submitted via the new Research Dashboard starting 11 March 2026. For this specific meeting only, an exceptional final deadline of 16 March 2026 will apply.

To familiarize researchers with the updated submission procedures and working methods, several hybrid information sessions will be organized:

• 5 March 2026 – 12:00–13:30 (Room H6 – Building D)
• 12 March 2026 – 12:00–13:30 (Room H6 – Building D)
• 17 March 2026 – 12:00–13:30 (Room H2 – Building D)

Registration is mandatory via the link

We are currently updating our website. In the meantime, should you have any questions, please do not hesitate to contact us.

• For all questions, support requests, or information regarding the Research Dashboard, please use our central email address:
  ctu@uhasselt.be
• For questions regarding the CME submission, please contact cme@uhasselt.be.