Stage in het buitenland

Wil je graag de aula’s van UHasselt eens een tijdje vaarwel zeggen en een buitenlandse ervaring opdoen? Wil je je talen bijschaven en een andere cultuur leren kennen? Dat kan aan UHasselt! Wij moedigen studenten aan om een periode in het buitenland door te brengen. Tijdens een internationale studie of stage verwerf je als student een open wereldvisie en ontwikkel je een heel aantal 'softskills' (zelfstandigheid, zelfvertrouwen, talenkennis, communicatieve en sociale vaardigheden, ...) Kortom, een buitenlandse ervaring vormt een belangrijke troef op de geglobaliseerde arbeidsmarkt.

Tijdens je studies

Bepaalde opleidingen aan UHasselt bieden je de mogelijkheid om tijdens je studies een stage in het buitenland te doen.

Algemene principes:

  • je stage in het buitenland is geïntegreerd in je opleiding (dus geen studieduurverlenging)
  • je krijgt academische erkenning voor je stage in het buitenland. Dit wordt vermeld op je diploma. Je stage en stageplaats worden voor vertrek door je faculteit goedgekeurd.
  • elke opleiding bepaalt zelf op welk niveau (bachelor-master-doctoraat) en in welke periode een buitenlands verblijf mogelijk is. Informeer je hierover bij de coördinator internationalisering van je faculteit/opleiding
  • je krijgt organisatorische en administratieve ondersteuning van UHasselt en je stageplaats.

Stap 1 - Kandidaatstelling

Je kan je kandidaatstellen voor een stage in het buitenland via je studentendossier (exchange portaal). De kandidaatstellingen openen in december. De deadline voor indiening is ten laatste 20 februari. Voor elke opleiding zijn er specifieke voorwaarden om naar het buitenland te mogen gaan en elke faculteit heeft ook eigen stageplekken. Bij interesse, contacteer altijd eerst de coördinator internationalisering voor meer informatie. Je kan de handleidingen per opleiding ook raadplegen op de webpagina Handleidingen.

Heb je contact gehad met je coördinator internationalisering en heb je je kandidaat gesteld? Dan komt stap 2, het aanvragen van je beurs.

Stap 2 - Beurs aanvragen

Voor je internationale stage stelt UHasselt verschillende beurzen ter beschikking, zowel binnen als buiten Europa. Je kan jaarlijks bij de dienst Internationalisering en ontwikkelingssamenwerking (DIOS) een beurs aanvragen om je stage in het buitenland te financieren. Dien een aanvraag in voor een stage binnen Europa, buiten Europa (inclusief VK en Zwitserland) of voor beide. Voor deze aanvragen wordt gewerkt met een strikte deadline:

- Deadline voor een beursaanvraag buiten Europa is 10 maart
- Deadline voor een beursaanvraag binnen Europa is 30 april

Op basis van de kwaliteit van je beursaanvraag, je selectiegesprek bij de faculteit, krijg je al dan niet een definitieve beurs toegekend.  Er zijn verschillende beurzen beschikbaar. De dienst Internationalisering & ontwikkelingssamenwerking brengt je per mail op de hoogte over de beurs die je toegekend krijgt. Meer info over de mogelijke beurzen, lees je hieronder.

Erasmus+

Erasmus is een onderdeel van het Erasmus+ programma van de Europese Commissie. Eén van de hoofddoelstellingen van Erasmus is het stimuleren van de mobiliteit van studenten en docenten binnen het hoger onderwijs tussen de deelnemende landen.

De Europese Commissie kende het Erasmus Charter for Higher Education toe aan zowel de UHasselt als de tUL voor de volledige Erasmus+ programma periode 2014-2020. Het Charter en het Erasmus Policy Statement kan u hier raadplegen:
- Erasmus Charter for Higher Education UHasselt en Erasmus Policy Statement UHasselt
- Erasmus Charter for Higher Education tUL en Erasmus Policy Statement tUL

Alle faculteiten van de UHasselt bieden hun studenten de mogelijkheid om op Erasmusuitwisseling te gaan voor een studie en/of stageverblijf. Je verblijft dan gedurende minstens 3 (studies) maanden tot maximaal een volledig academiejaar in één van de deelnemende landen (28 EU lidstaten + Noorwegen, Liechtenstein, IJsland, Turkije, en de Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië). Voor meer informatie over de mogelijkheden binnen je opleiding, kan je contact opnemen met de coördinator internationalisering van je opleiding.

De coördinator internationalisering van je opleiding staat - in overleg met de opleiding - in voor de selectie van de kandidaten en stelt een rangschikking op van de geselecteerden. Deze rangschikking bepaalt de volgorde waarin de Erasmusbeurzen worden toegekend.


Meer algemene informatie over Erasmus+ en Erasmus is beschikbaar op de website van de Europese Commissie. Heb je nog vragen? Contacteer dan dios@uhasselt.be

PCP

Het doel van het Priority Country Programme is de promotie van studentenuitwisseling (bachelor/master) tussen Vlaanderen en een aantal prioritaire landen, nl. Brazilië, Chili, Japan, Marokko, Mexico, Rusland, Turkije, de Verenigde Staten van Amerika en Zuid-Afrika. Er worden beurzen voorzien voor mobiliteiten (studie en/of stage en/of onderzoek in het kader van een bachelor- of masterproef) van 1 maand tot 1 jaar.

Voor meer informatie:

Asem WPP

Het ASEM Work Placement Programme (ASEM WPP) wil het uitwisselen van talent tussen Europa en Azië promoten door studenten van Vlaamse hogeronderwijsinstellingen een beurs toe te kennen om stage te lopen in een reeks Aziatische landen. Vlaamse studenten kunnen kiezen voor één van volgende bestemmingen: Bangladesh, Brunei, Cambodia, China, India, Indonesië, Japan, Kazachstan, Korea, Laos, Maleisië, Mongolië, Myanmar, Pakistan, Filipijnen, Rusland, Singapore, Thailand, Vietnam.

Meer informatie:

Generieke beurzen

De Vlaamse overheid kent generieke beurzen voor mobiliteit buiten Europa toe aan studenten uit opleidingen op bachelor, master, of doctoraatsniveau. De mobiliteit bedraagt minimum 1 maand (minimum 5 credits) en maximum 12 maanden. De beurs bedraagt 650 euro/maand en er wordt een bijkomende vergoeding voor reiskosten voorzien, alsook een bijkomend bedrag per maand (200 euro) voor studenten uit kansengroepen.

Voor meer informatie kan je terecht bij de dienst internationalisering (dios@uhasselt.be).

The Washington Centre

Het Departement Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Overheid stelt beurzen beschikbaar voor Vlaamse studenten die gedurende één semester stage willen lopen bij internationale organisaties of bedrijven in Washington.

Meer informatie

Zuidbeurs/Reisbeurs

VLIR-UOS voorziet een beurs van €1.000,00 voor een stage of onderzoek van minstens 4 weken. De stage of het onderzoek moet een deel zijn van een erkend opleidingsonderdeel. Meer info kan je hier vinden. Voor deze ervaring heb je de steun en begeleiding nodig van een promotor van UHasselt. Bovendien moet je stage/onderzoek gekoppeld zijn aan credits. Het is dus belangrijk om je facultaire coördinator internationalisering te contacteren als je interesse hebt.

Voor wie?

Bachelor/Master/Banaba/Manama/… (geen postgraduaten) en mits akkoord van de betreffende faculteit. Check dus zeker bij je faculteit of en welke mogelijkheden er zijn om naar het Zuiden te gaan.

Bestemming?

Het globale Zuiden. We geven een voorkeur aan landen van de VLIR-UOS landenlijst, maar er zijn ook mogelijkheden voor andere Zuid-landen. Aarzel dus niet om een beurs aan te vragen als je naar het Zuiden trekt, zelfs indien dit geen VLIR-UOS land is.

Let op: in uitzonderlijke gevallen, kan je deze beurs van €1.000,00 ook ontvangen als je naar een ander land reist. Deze beurs wordt dan een Reisbeurs. De procedure is volledig identiek.

Duur en periode?

Je verblijft min. 4 weken aaneensluitend op je stageplaats. Er is geen maximale verblijfsduur. Belangrijk is dat je terugkeert ten laatste op 1/12 van het jaar waarin je de beurs aanvraagt.

Meer

Meer info:

dienst Internationalisering & ontwikkelingssamenwerking: Sara Schaeken

Ben je geselecteerd voor een buitenlandse stage en is je beursaanvraag goedgekeurd? Proficiat! Dan volgt stap 3, de voorbereiding van je uitwisseling.

Stap 3 - Voorbereiding

Voor je je koffer pakt om te vertrekken, is het belangrijk om de nodige administratie in orde te brengen. Volg stap per stap onderstaande checklist voor je vertrekt.

Registratie gastinstelling

Update volgt

Academische voorbereiding

Learning agreement

Wanneer je een stage doet in het buitenland, vervang je een aantal van je UHasselt opleidingsonderdelen, door opleidingsonderdelen aan de gastinstelling. Hiervoor is het noodzakelijk om voor vertrek een  studieprogramma in het buitenland (learning agreement) op te stellen. Dit dien je samen te stellen met je facultaire coördinator en in te geven via je exchange dossier (studentendossier).
De learning agreement moet ten laatste 1 maand voor vertrek ondertekend zijn (door jezelf, facultaire coördinator en de gastinstelling).

Wijziging learning agreement

Indien er na je aankomst aan de gastinstelling nog wijzigingen nodig zijn aan je learning agreement, neem dan zo snel mogelijk contact op met je facultaire coördinator aan UHasselt en start een wijzigingsaanvraag via je exchange dossier.
Ten laatste een maand na de startdatum van je studie in het buitenland, dient je gewijzigde learning agreement formeel goedgekeurd en ondertekend te zijn (door jezelf, facultaire coördinator en de gastinstelling). Opgelet: Hierna kunnen er geen wijziging meer gebeuren aan het learning agreement (tenzij in uitzonderlijke gevallen van overmacht).

Transcript of record

Aan het einde van je verblijf in het buitenland, na het behalen van je opleidingsonderdelen, krijg je studieresultaten in het buitenland. Hiervoor ontvang je een transcript of records van de gastinstelling. De in het buitenland behaalde resultaten worden omgezet naar het puntensysteem van de UHasselt. Deze resultaten kunnen afwijken van je uiteindelijke UHasselt resultaten. Voor deze omzetting wordt gebruik gemaakt van tabellen. Deze tabellen vind je terug in de handleiding per faculteit voor uitgaande studenten of contacteer je facultaire coördinator.

Beursadministratie

Er werd je voor je verblijf in het buitenland een beurs toegewezen. Om deze beurs effectief te ontvangen, moet het nodige papierwerk afgerond worden. Deze administratie is afhankelijk van de beurs die je krijgt. Dienst Internationalisering van UHasselt brengt je hiervan per mail op de hoogte. Zorg ervoor dat je de procedures en deadlines zeker naleeft, zodat je je beurs niet misloopt.

Taalvoorbereiding

Als je naar het buitenland vertrekt, is het zeker nuttig als je je kan behelpen in de taal van het gastland. Het Provinciaal Centrum Volwassenonderwijs Hasselt (PCVO) heeft een uitgebreid aanbod aan taalcursussen. Raadpleeg hun website met het aanbod moderne talen.

Als je met een Erasmusbeurs aan een gastinstelling gaat studeren, dien je voor vertrek verplicht een taaltest af te leggen. Erasmus+ heeft hiervoor een online tool opgezet, de Online Linguistic Support tool. Studenten worden per mail uitgenodigd voor deze taaltest.

Ook in het gastland zelf, zijn er vaak mogelijkheden voor het volgen van een taalcursus. Indien je voor deze taalcursus inschrijvingsgeld moet betalen en deze niet meetelt voor studiepunten, kan je een (gedeeltelijke) terugbetaling aanvragen. Hiervoor dien je het betalingsbewijs, een getuigschrift of certificaat te uploaden in je studentendossier. Hierin moet duidelijk jouw naam, de aard, de duur en de data van de cursus, naam en adres van de organisator en de kostprijs vermeld worden.

Verzekering

Waarvoor ben je verzekerd?

  • De ongevallenverzekering van UHasselt blijft tijdens je verblijf in het buitenland doorlopen. Deze verzekering dekt fysieke schade die je overkomt tijdens een ongeval in je studieactiviteit (vb. van de trap vallen in je gastuniversiteit, een wonde oplopen tijdens laboactiviteiten,...). Elk verzekerd ongeval moet onmiddellijk worden gemeld. Neem in dit geval zo snel mogelijk contact op met je facultair coördinator internationalisering.
  • Aansprakelijkheidsverzekering: deze verzekering dekt jou als jij door een fout schade aan derden berokkent tijdens de activiteiten die verband houden met je studie (bv. door een fout handelen loopt een medestudent een kleine wonde op).

Welke verzekering sluit je zelf af?

Als je zelf een ongeval veroorzaakt, kan je meestal terugvallen op je familiale verzekering. Vraag dit voor vertrek zeker na bij je makelaar.

  • Reisbijstandsverzekering: Sluit zeker een eigen reisbijstandsverzekering af voor bijkomende waarborgen zoals bagageverlies, repatriëring,... .
  • Familiale verzekering: Kijk zeker na of je eigen familiale verzekering in orde is. Je hebt ze nodig als je schade berokkent aan derden buiten je stage- of studiemomenten. Vraag zeker na of je ook in het land waar je zal verblijven verzekerd bent.
  • Hospitalisatieverzekering: Heb je een aparte hospitalisatieverzekering, check dan hoe je dekking zit in het land naar waar je zal reizen.
  • Ziekteverzekering: Als er tussen de mutualiteit in België en het land van bestemming geen conventie is voor de medische kosten, wordt er wanneer je medische kosten hebt, bij terugkeer niets betaald door de mutualiteit. Dit kan zelfs van mutualiteit tot mutualiteit verschillen. Check dus zeker even bij je mutualiteit hoe de dekking is in het land van bestemming.

Als je reist binnen Europa, kan je via je ziekenfonds een Europese ziekteverzekeringskaart aanvragen. Met deze kaart kan je (een deel van) je ziektekosten laten terugbetalen door een ziekenfonds in het gastland, een lidstaat van de Europese Unie of een land van de Europese Economische Ruimte.

Huisvesting

Heb je een studentenkamer in Hasselt of Diepenbeek en wil je deze kamer tijdens je afwezigheid aan een andere (buitenlandse) student doorverhuren? Meld dit dan bij de dienst studentenvoorzieningen, maar vraag eerst het akkoord van je huisbaas.

UHasselt reserveert geen kamers voor je verblijf in het buitenland. Je bent zelf verantwoordelijk voor je huisvesting ter plaatse. Je kan hiervoor terecht bij de dienst internationalisering van de gastinstelling, de Erasmusverantwoordelijke en de website van je gastinstelling. Ook medestudenten van UHasselt die in het verleden een studieperiode aan de door jou gekozen gastinstelling doorbrachten, kunnen je op weg helpen.

Paspoort/visum

Ga een aantal maanden voor vertrek na of je al dan niet een paspoort en een visum nodig hebt. Zorg ervoor dat je paspoort ook nog voldoende lang geldig is. Het is je eigen verantwoordelijk om deze documenten tijdig aan te vragen.

Extra toelage

Studietoelage Vlaamse Gemeenschap

Studenten die recht hebben op een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap, ontvangen deze naast hun Erasmusbeurs. Zorg ervoor dat je je aanvraag tijdig indient.

Kinderbijslag

Bij je inschrijving aan de UHasselt ontvang je een attest om kinderbijslag aan te vragen. Dit is het enige attest dat je als Erasmusstudent bij je kinderbijslagfonds moet indienen. Dien geen attesten van je buitenlandse gastinstelling in, zo kan je veel problemen voorkomen.

Student met een functiebeperking

Ben je een student met een functiebeperking? Weet dat je als erasmusstudent ook onderwijs- en examenfaciliteiten kan aanvragen.
Hoe? Neem contact op met de zorgcoördinator via faciliteiten@uhasselt.be

Handleidingen

Ben je geselecteerd om naar het buitenland te gaan voor een studie of stageperiode? Op de webpagina Handleidingen voor uitwisselingsstudenten kan je alle informatie terugvinden over de zaken die je in orde moet brengen voor, tijdens en na je buitenlands studieverblijf.

Op het einde van elke handleiding, in de zogenaamde 'omzettingstabellen', is weergegeven hoe de punten die je aan de buitenlandse gastinstelling behaalt, omgezet zullen worden naar je resultaten aan de UHasselt.

Stap 4 - Ter plaatse

Elke partnerorganisatie heeft een eigen werkwijze. De extra informatie met praktische to do’s bij aankomst in het buitenland bespreek je best op voorhand met je stageplaats/externe stagebegeleider. Deze omvatten vaak:

  • Aanmelding bij je stageplaats/externe stagebegeleider
  • Aanmelding politie/gemeente of stad. In sommige landen moet je je ook melden bij de politie of bij een gemeentelijk dienst.
  • Definitieve omschrijving van je stageactiviteiten: Geef de definitieve samenstelling van je stageactiviteiten door aan je exchangecoördinator. Indien er nog een inhoudelijke wijziging (zoals data of stage-inhoud) dient te gebeuren aan je stagecontract, moet je dit ten laatste 1 maand (na startdatum) in orde brengen. Meld dit aan je exchangecoördinator en breng vervolgens de nodige administratie in orde.
  • Op de laatste dag van je stage dien je een ‘inschrijvingsbewijs aan de gastinstelling’ (zie exchange dossier) te downloaden en te laten invullen. Dit bewijs moet je vervolgens uploaden in je exchange dossier.

Stap 5 - Bij terugkeer

Bij terugkeer is het belangrijk dat je rapporteert over je buitenlandse ervaring. Afhankelijk van de beurs die je krijgt, zal je een verslag moeten schrijven, vliegtickets indienen, certificate of stay uploaden of mailen, enquête invullen,... Deze informatie heb je voor vertrek reeds per mail ontvangen van de dienst Internationalisering & ontwikkelingssamenwerking. Als deze administratie in orde is, zal je ook het resterende bedrag van je beurs ontvangen op je rekening.

Daarnaast kan je opleiding/faculteit nog bijkomende rapportering opvragen.

Na je studies

Ook na je UHasselt studies kan je een stage doen in het buitenland. Onder andere de Vlaamse overheid en de Rotary Foundation stellen hiervoor beurzen ter beschikking. Meer informatie vind je op de website Students on the Move en de Rotary.