Hulppagina Document Server@UHasselt

Over Document Server

De Document Server is de institutionele repository van de Universiteit Hasselt. Deze databank werd opgestart in 2004 en bevat de publicatieoutput van de universiteit. Naast onderzoekspublicaties vind je er doctoraten, masterscripties en datasets, maar ook artistieke creaties en ontwerpen in terug.

De Document Server is het uitstalraam van het Open Access-beleid van UHasselt dat op 1 oktober 2016 van kracht werd. Alle UHasselt-auteurs laden sindsdien de auteursversie van hun peerreviewed publicaties op in de databank, maar ook andere vormen van output. De auteurs worden hierin ondersteund door de Universiteitsbibliotheek, die de repository beheert.

De Document Server is gekoppeld aan het onderzoeksmanagementsysteem van de universiteit. Het is een waardevol instrument dat het onderzoeksbeleid ondersteunt en wordt ingezet bij de evaluatie van onderzoekers en onderzoeksgroepen, en bij de verdeling van de financiële middelen. De universiteit maakt uiteraard ook van de Document Server gebruik om publicatieoverzichten te genereren, zowel op de website als ten behoeve van FRIS (Flemish Research Information Space), ECOOM (Expertisecentrum Onderzoek en Ontwikkelingsmonitoring) en VABB (Vlaams Academisch Bibliografisch Bestand).

Automatische beschrijving

In 2019 werd een volledig vernieuwde invoermodule gelanceerd die het mogelijk maakt om automatisch een beschrijving te genereren.  Auteurs voeren een pdf van hun publicatie of een identificatienummer (DOI, WoS nummer, PubMed ID or ArXiV ID) in om automatisch heel wat metadata te genereren (publicatietype, publicatiedatum, titel, tijdschriftinformatie, auteursnamen, trefwoorden, abstract...). De onderzoeker hoeft enkel het bestand na te kijken en de nodige administratieve gegevens aan te vullen. De kwaliteitscontrole op de data blijft een taak van de Universiteitsbibliotheek. De beschrijvende en administratieve metadata en ook de toegankelijkheid, worden er grondig gecontroleerd.

De gebruikersinterface werd daarnaast opgefrist met extra mogelijkheden voor publicatielijsten van personen en diensten en exportfuncties naar reference managers en rapportformaten (FWO en VABB).

Handleidingen

Ga naar de website van de Document Server en klik op Submit in de navigatiebalk.

Nadat je publicatie succesvol is ingevoerd in het DSpace-systeem, controleert de Universiteitsbibliotheek de kwaliteit van de metadata. Je wordt via e-mail op de hoogte gebracht van zodra jouw publicatie goedgekeurd is, of indien er om één of andere reden een probleem is.

De Universiteitsbibliotheek stelde enkele video's samen waarin de verschillende mogelijkheden om een publicatie in de Document Server in te voeren, kort worden uitgelegd:

Opgelet:

  • Zorg er steeds voor dat alle noodzakelijke metadatavelden ingevuld zijn. Je kunt dit nakijken via de 'checklist for new submissions in the Document Server' (xls). Indien mogelijk worden de full text en/of de link naar de gepubliceerde versie toegevoegd.
  • Indien je wijzigingen wil doorvoeren aan (één van) jouw ingevoerde publicaties, kun je contact opnemen met Eline Schoeters of Hilde Cleeren.
  • Publicaties uit de Web of Science worden automatisch toegevoegd door de bibliotheek.

UHasselt-publicaties, datasets en artistieke creaties of ontwerpen invoeren in de Document Server

Om je wetenschappelijke output in de Document Server in te dienen, moet je inloggen met je UHasselt-medewerkergegevens en klikken op 'new submission'.

Controleer je publicatielijst op je Wie-is-Wie-pagina om te voorkomen dat je een item dubbel indient. Publicaties en creaties met meer dan één UHasselt-auteur moeten slechts één keer worden ingediend.

Onderzoekpublicaties

Volg de stappen die worden uitgelegd in de volgende video.

  1. De verzameling 'Research publications' is al standaard geselecteerd.
  2. Upload je bestand(en) als je die beschikbaar hebt. Sommige metadata worden automatisch uit het bestand gehaald en geüpload in het record.
    Voor elke bijdrage aan een peerreviewed tijdschrift / conference proceedings wordt van UHasselt-auteurs verwacht dat ze zowel de gepubliceerde versie als de auteursversie opladen.
  3. Vul een identifier in zoals een DOI (digitaal objectidentificatienummer), een PubMed-ID of een WOS-ID (Web of Science-nummer) als die beschikbaar is. De meeste metadatavelden worden nu automatisch ingevuld.
  4. Controleer de metadatavelden en vul indien nodig de (ontbrekende) gegevens handmatig in.

Enkele aandachtspunten:

  • Dien alleen UHasselt-publicaties in op de Document Server. Je kan je externe publicaties toevoegen aan je ORCID-profiel. Meer informatie over hoe je dit kan doen, is te vinden op de volgende webpagina.
  • Open Acces-beleid: Elke bijdrage aan een peerreviewed tijdschrift / conference proceedings valt onder het Open Access-beleid van UHasselt. Als gevolg hiervan wordt van UHasselt-auteurs verwacht dat ze zowel de gepubliceerde versie als de auteursversie van hun peerreviewed publicaties in de Document Server opladen. De Universiteitsbibliotheek controleert het Open Access-beleid van de uitgever voor elke geüploade auteursversie en past de toegang dienovereenkomstig aan in de Document Server. Als je de auteursversie niet kunt uploaden, vermeld dit dan in het veld 'Comments'.
  • Een embargo op je geüploade tekst? Je hoeft geen embargo in te stellen op gepubliceerd materiaal en auteursversies, omdat de Universiteitsbibliotheek altijd de auteursrechtenregels van de uitgever controleert.
    Om verdere publicatiedoeleinden te waarborgen, plaatst de Universiteitsbibliotheek elke doctoraat onder een embargo van 5 jaar, waarna de tekst automatisch Open Access wordt. De promovendus en de begeleider kunnen echter gezamenlijk beslissen om de termijn te wijzigen of niet toe te passen.
    Voor andere publicaties kun je ervoor kiezen om een embargo in te stellen volgens de instructies in de volgende video.

Datasets

Volg de stappen die worden uitgelegd in de volgende video.

  1. Bovenaan de pagina, verander de verzameling 'Research publications' in de verzameling 'Datasets'.
  2. Vul een persistente identifier in (bijvoorbeeld DOI) als die beschikbaar is. De meeste metadatavelden worden nu automatisch ingevuld.
  3. Controleer de metadatavelden en vul indien nodig de (ontbrekende) gegevens handmatig in.

Enkele aandachtspunten:

  • De dataset zelf kan niet worden geüpload en moet daarom worden gearchiveerd in een externe datarepository.
  • Dien alleen UHasselt-datasets in op de Document Server. Je kan je eigen externe datasets toevoegen aan je ORCID-profiel. Meer informatie over hoe je dit kan doen, is te vinden op de volgende webpagina.
  • Open Access-beleid voor datasets: Omdat de metadata generiek zijn en geen gevoelige informatie bevatten, kunnen ze altijd openbaar beschikbaar worden gesteld, zelfs als dat niet het geval is voor de dataset zelf. Meer informatie over de metadata repository en het UHasselt-beleid vind je op deze webpagina.

Artistieke creaties en ontwerpen

Volg de stappen die worden uitgelegd in de volgende video.

  • Bovenaan de pagina wijzig je de collectie 'Research publications' naar de collectie 'Artistic/designerly creations'.
  • Voer de metadata van je item handmatig in. Indien gewenst kun je een document uploaden en dit onder embargo plaatsen volgens de instructies in deze video.

Document Server-publicaties importeren in je ORCID-profiel

Stap 1

Ga naar jouw Wie is wie?-pagina op de UHasselt-website en klik op de link ''Bekijk alle publicaties van [uw naam]". Uw publicatielijst verschijnt in een nieuw tabblad.

Stap 2

Scenario 1: al je Document Server-publicaties importeren in je ORCID-profiel
Scenario 2: enkel bepaalde Document Server-publicaties importeren in je ORCID-profiel

Scenario 1: je wil al jouw Document Server-publicaties importeren in jouw ORCID-profiel

Kies deze optie als (de meeste van) jouw Document Server-publicaties nog niet in jouw ORCID-profiel zitten.

Als enkel bepaalde Document Server-publicaties nog missen in jouw ORCID-profiel, kies dan scenario 2, anders ga je dubbels creëren [behalve voor de publicaties met een gangbare identifier (zoals een DOI, ISBN, Web of Science nummer, PubMed ID, ArXiv ID...), die automatisch gegroepeerd worden, aangezien ze hetzelfde item representeren; meer informatie over hoe ORCID versies van hetzelfde item groepeert.]

  1. Indien je enkel UHasselt-publicaties hebt in de Document Server, ga direct naar punt 2. Indien je UHasselt-publicaties én externe publicaties hebt, selecteer 'All' naast 'Publications':

    Select all

  2. Klik op 'Show all' (zie figuur hierboven). Zo ziet u al uw publicaties op één pagina.

  3. Vink het vakje naast 'Issue date' aan en klik op 'Export':

    Export

  4. Een blokje 'Save as' verschijnt met onder 'File name' de naam 'references-bibtex'. Bewaar het bestand als een BIB-bestand (= een BibTeX-bestand) zoals voorgesteld en verander de bestandsnaam indien gewenst.

    Save as

  5. Log in op je ORCID-profiel

  6. Volg de instructies op de ORCID support website over hoe je jouw publicaties importeert via een BibTeX-bestand.

Scenario 2: je wil enkel bepaalde Document Server-publicaties importeren in jouw ORCID-profiel
  1. Indien je enkel UHasselt-publicaties hebt in de Document Server, ga direct naar punt 2. Indien je UHasselt-publicaties én externe publicaties hebt, selecteer 'All' naast 'Publications':

    Select all

  2. Klik op 'Show all' (zie figuur hierboven). Zo zie je al jouw publicaties op 1 pagina.

  3. Vink het vakje aan naast elke publicatie die je wil toevoegen aan jouw ORCID-profiel en klik op 'Export'.
    Ter info: Jouw publicatielijst is standaard gesorteerd van nieuw naar oud, maar je kunt dit veranderen door op 'Issue date' te klikken. Je kunt ook alfabetisch sorteren door op 'Title' te klikken.

    select pulications

  4. Een blokje “Save as” verschijnt met onder 'File name' de naam 'references-bibtex'. Bewaar het bestand als een BIB-bestand (= een BibTeX-bestand) zoals voorgesteld en verander de bestandsnaam indien gewenst.

    Save as

  5. Log in op je ORCID-profiel

  6. Volg de instructies op de ORCID-supportwebsite over hoe je jouw publicaties importeert via een BibTeX-bestand.

Meer informatie

Op de pagina UH-Richtlijnen voor publicaties vind je instructies over hoe je je UHasselt-affiliatie correct kunt vermelden.

Daarnaast vind je er ook informatie over de publicatiecategorieën van UHasselt, researcher identifiers en hoe je ervoor kunt zorgen dat je onderzoeksoutput wordt gevalideerd door ECOOM.

Meer weten?

Onderzoekspublicaties en artistieke creaties of ontwerpen

Eline Schoeters

Hilde Cleeren

Datasets

Simon d'Haenens

Jolien Berckmans