Stappenplan per jaar

Als doctoraatsstudent moet je tijdens je doctoraatstraject een aantal administratieve procedures doorlopen. Hieronder wordt per jaar een overzicht gegeven van deze stappen.

Heb je vragen over deze procedures? Contacteer de directie Onderzoek, Bibliotheek en Internationalisering via PhD@uhasselt.be

Heb je vragen over je inschrijving als doctoraatsstudent? Contacteer de dienst Studentenadministratie via studentenadministratie@uhasselt.be

Jaar 1

Stap 1

Een onderwerp definiëren en op zoek gaan naar een UHasselt promotor

  • Je kan eerst een mogelijke promotor raadplegen over je interesse in een doctoraat. In overleg met hem/haar kan je dan een onderwerp vinden.
  • Zelf kan je natuurlijk ook een onderzoeksvoorstel formuleren. Doctorandi bouwen vaak voort op het thema in hun masterthesis.
  • Als je nog geen promotor hebt, kies dan een promotor op basis van zijn/haar expertise.

Stap 2

Maak de financiering van je traject in orde. Meer informatie over financieringsmogelijkheden voor doctoraatsstudenten is hier beschikbaar.

Stap 3

Toelating tot het doctoraat

  • Indien je registratie bij de personeelsadministratie is aangevraagd via de faculteit of reeds in orde is, kan je de inschrijving als doctoraatsstudent in orde brengen (stap 4).
  • Indien je registratie bij de personeelsadministratie nog niet is aangevraagd via de faculteit, gelieve dan eerst contact op te nemen met de administratief directeur van je faculteit alvorens naar stap 4 te gaan.

Stap 4

Maak je inschrijving als doctoraatsstudent in orde.

  • Om je inschrijving in orde te maken, volg je deze procedure.
  • Bij een eerste inschrijving is studiegeld* vereist. Je kan ter plekke bij de studentenadministratie betalen met creditkaart of je ontvangt een overschrijving van de studentenadministratie. Studiegeld moet je enkel betalen bij je eerste inschrijving en in het academiejaar van verdediging.
  • Elk academiejaar moet je je herinschrijven. Hiervoor ontvang je een uitnodiging via email.

*Indien je een gezamenlijk doctoraat voorbereidt, gelden de afspraken die zijn opgenomen in de overeenkomst betreffende het gezamenlijk doctoraat tussen beide universiteiten.

Stap 5

Aan de Universiteit Hasselt behoren alle doctorandi ook tot een doctoral school.

Bij je inschrijving als doctoraatsstudent, schrijf je je in voor een bepaalde doctoraatsdiscipline, waardoor je automatisch ook voor een bepaalde doctoral school bent ingeschreven. Deze doctoral school is verantwoordelijk voor de organisatie van activiteiten ter omkadering van doctorandi. Meer informatie over deze doctoral schools is hier beschikbaar.

Stap 6

Stel een doctoraatsdossier op in overleg met je promotor binnen de 3 maanden (6 maanden indien je een assistentmandaat van 3x2 jaar hebt) na je eerste inschrijving als doctoraatsstudent.

Het indienen en goedkeuren van het doctoraatsdossier gebeurt via een elektronische applicatie. Je moet inloggen met je studenten-ID en studentenpaswoord. In de richtlijnen wordt meer informatie gegeven over de applicatie.

Stap 7

Stel de instellingen van je studenten mailaccount zo in dat al je e-mails automatisch van je studentenaccount naar je personeelsaccount geforwarded zullen worden.

Stap 8

Aan het einde van jaar 1 dien je jouw doctoraatscommissie samen te roepen om, samen met jou, de voortgang van je doctoraat te bespreken.

Er wordt door de commissie een schriftelijk verslag opgesteld (download hier de template).

Dit verslag dien je toe te voegen in My Doctoral file onder 'rapporten'.

Jaar 2

Stap 1

Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. Deze herinschrijving is gratis.

Stap 2

Maak ongeveer 1,5 jaar na je eerste aanstelling als doctoraatsstudent een voortgangsrapport op ten behoeve van de doctoraatscommissie.

Het tijdstip waarop dit ingediend moet worden en de inhoud van het voortgangsrapport is afhankelijk van de manier waarop je gefinancierd wordt (UHasselt  doctoraatsbursaal, FWO, VLAIO,…). 

Dit voortgangsrapport voeg je toe in My Doctoral File onder 'verlengingsaanvragen'.

Stap 3

Kom samen met je doctoraatscommissie om je onderzoek en de voortgang van je doctoraat te bespreken. Het is de verantwoordelijkheid van jou als doctoraatsstudent om deze samenkomst te organiseren.

De commissie zal vervolgens een schriftelijk verslag opstellen (download hier de template).

Je promotor dient dit verslag tenslotte toe te voegen in My Doctoral file onder 'verlengingsaanvraag'.

Jaar 3

Stap 1

Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. Deze herinschrijving is gratis.

Stap 2

Aan het einde van jaar 3 dien je jouw doctoraatscommissie samen te roepen om, samen met jou, de voortgang van je doctoraat te bespreken.

Er wordt door de commissie een schriftelijk verslag opgesteld (download hier de template).

Dit verslag dien je toe te voegen in My Doctoral file onder 'rapporten'.

Jaar 4

Stap 1

Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. voor het academiejaar waarin het doctoraat wordt behaald, is er opnieuw studiegeld verplicht. Je dient dit echter niet te betalen bij de herinschrijving. De studentenadministratie zal je voor je verdediging contacteren om het verschuldigde inschrijvingsgeld te betalen.

Stap 2

6 maanden voor je verdediging

Voorbereiding van de doctoraatsverdediging (o.a. nalezen doctoraatsproefschrift door doctoraatscommissie, aanvraag goedkeuring doctoral school, aanvraag goedkeuring samenstelling doctoraatsjury, uitnodiging juryleden,…).

Begin tijdig (ongeveer 6 maanden vooraleer je plant te verdedigen) aan deze voorbereiding:

1) Voor goedkeuring doctoral-schoolportfolio:

  • Contacteer de doctoral schools (doctoralschools@uhasselt.be) met de vraag om je doctoral schoolportfolio na te kijken. De volledige procedure staat hier beschreven.

2) Voor alle overige aspecten: Neem contact op met de volgende personen:

Indien dit niet jouw laatste jaar is, bespreek dan met de Administratief Directeur van je faculteit of je opnieuw een voortgangsverslag of verlengingsaanvraag dient in te dienen (download hier de template). 

Stap 3

Gelieve zes weken voor de geplande verdedigingsdatum de studentenadministratie op de hoogte te brengen van je plannen om te verdedigen (PHDstudentadministration@uhasselt.be)

Stap 4

5 weken voor je verdediging
Printen doctoraatsproefschrift/uitnodigingen/aankondigingen: Start met deze procedure minstens 5 weken voordat je jouw definitieve proefschrift dient te versturen naar de juryleden.