Stappenplan per jaar

Stap 1

Een onderwerp definiëren en op zoek gaan naar een UHasselt promotor

• Je kan eerst een mogelijke promotor raadplegen over je interesse in een doctoraat. In overleg met hem/haar kan je dan een onderwerp vinden.
• Zelf kan je natuurlijk ook een onderzoeksvoorstel formuleren. Doctorandi bouwen vaak voort op het thema in hun masterthesis.
• Als je nog geen promotor hebt, kies dan een promotor op basis van zijn/haar expertise.

Stap 2

Maak de financiering van je traject in orde. Meer informatie over financieringsmogelijkheden voor doctoraatsstudenten is hier beschikbaar.

Stap 3

Toelating tot het doctoraat

• Indien je registratie bij de personeelsadministratie is aangevraagd via de faculteit of reeds in orde is, kan je de inschrijving als doctoraatsstudent in orde brengen (stap 4).
• Indien je registratie bij de personeelsadministratie nog niet is aangevraagd via de faculteit, gelieve dan eerst contact op te nemen met de administratief directeur van je faculteit alvorens naar stap 4 te gaan.

Stap 4

Maak je inschrijving als doctoraatsstudent in orde.

• Om je inschrijving in orde te maken, volg je deze procedure.
• Bij een eerste inschrijving is studiegeld* vereist. Je kan ter plekke bij de studentenadministratie betalen met creditkaart of je ontvangt een overschrijving van de studentenadministratie. Studiegeld moet je enkel betalen bij je eerste inschrijving en in het academiejaar van verdediging.
• Elk academiejaar moet je je herinschrijven. Hiervoor ontvang je een uitnodiging via email.

*Indien je een gezamenlijk doctoraat voorbereidt, gelden de afspraken die zijn opgenomen in de overeenkomst betreffende het gezamenlijk doctoraat tussen beide universiteiten.

Stap 5

Stel de instellingen van je studenten mailaccount zo in dat al je e-mails automatisch van je studentenaccount naar je personeelsaccount geforwarded zullen worden.

Stap 6

Aan de Universiteit Hasselt behoren alle doctorandi ook tot een doctoral school.

Bij je inschrijving als doctoraatsstudent, schrijf je je in voor een bepaalde doctoraatsdiscipline, waardoor je automatisch ook voor een bepaalde doctoral school bent ingeschreven. Deze doctoral school is verantwoordelijk voor de organisatie van activiteiten ter omkadering van doctorandi. Meer informatie over deze doctoral schools is hier beschikbaar.

Stap 7

Stel een doctoraatsdossier op in overleg met je promotor binnen de 3 maanden (6 maanden indien je een assistentmandaat van 3x2 jaar hebt) na je eerste inschrijving als doctoraatsstudent.

Het indienen en goedkeuren van het doctoraatsdossier gebeurt via een elektronische applicatie. Je moet inloggen met je studenten-ID en studentenpaswoord. In de richtlijnen (pdf, 396 KB) wordt meer informatie gegeven over de applicatie.

Stap 8

Binnen 6 maanden na goedkeuring van je onderzoeksproject moet je een eerste data management plan indienen. Dit is een plan waarin je beschrijft hoe je van plan bent om te gaan met de onderzoeksdata gedurende het project (bijv. dataverzameling, opslag, beveiliging, documentatie, etc.). Ga bij je promotor na of er al zo'n DMP voor jouw project bestaat, en of je het kunt hergebruiken. Het UHasselt RDM-team kan je één-op-één begeleiden bij de ontwikkeling en implementatie van dit DMP en andere vragen mbt datamanagement.

Stap 9

Aan het einde van jaar 1 dien je jouw doctoraatscommissie samen te roepen om, samen met jou, de voortgang van je doctoraat te bespreken.

Er wordt door de commissie een schriftelijk verslag opgesteld (download hier de template).

Dit verslag dien je toe te voegen in My Doctoral file onder 'rapporten'.

Stap 1

Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. Deze herinschrijving is gratis.

Stap 2

Maak ongeveer 1,5 jaar na je eerste aanstelling als doctoraatsstudent een voortgangsrapport op ten behoeve van de doctoraatscommissie.

Het tijdstip waarop dit ingediend moet worden en de inhoud van het voortgangsrapport is afhankelijk van de manier waarop je gefinancierd wordt (UHasselt  doctoraatsbursaal, FWO, VLAIO,…). 

Dit voortgangsrapport voeg je toe in My Doctoral File onder 'verlengingsaanvragen'.

Stap 3

Kom samen met je doctoraatscommissie om je onderzoek en de voortgang van je doctoraat te bespreken. Het is de verantwoordelijkheid van jou als doctoraatsstudent om deze samenkomst te organiseren.

De commissie zal vervolgens een schriftelijk verslag opstellen (download hier de template).

Je promotor dient dit verslag tenslotte toe te voegen in My Doctoral file onder 'verlengingsaanvraag'.

Stap 1

Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. Deze herinschrijving is gratis.

Stap 2

Aan het einde van jaar 3 dien je jouw doctoraatscommissie samen te roepen om, samen met jou, de voortgang van je doctoraat te bespreken.

Er wordt door de commissie een schriftelijk verslag opgesteld (download hier de template).

Dit verslag dien je toe te voegen in My Doctoral file onder 'rapporten'.

Stap 1

Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. voor het academiejaar waarin het doctoraat wordt behaald, is er opnieuw studiegeld verplicht. Je dient dit echter niet te betalen bij de herinschrijving. De studentenadministratie zal je voor je verdediging contacteren om het verschuldigde inschrijvingsgeld te betalen.

Stap 2

6 maanden voor je verdediging

Voorbereiding van de doctoraatsverdediging (o.a. nalezen doctoraatsproefschrift door doctoraatscommissie, aanvraag goedkeuring doctoral school, aanvraag goedkeuring samenstelling doctoraatsjury, uitnodiging juryleden,…).

Begin tijdig (ongeveer 6 maanden vooraleer je plant te verdedigen) aan deze voorbereiding:

1) Voor goedkeuring doctoral-schoolportfolio:

Vervolledig je doctoral-schoolportfolio op basis van de minimale vereisten waaraan je moet voldoen. Vraag nadien de goedkeuring aan bij de doctoral-schoolboard (ook indien je niet (volledig) moet voldoen aan de doctoral school vereisten). Contacteer hiervoor de faculty liaison doctoral schools (kirsten.braem@uhasselt.be) met de vraag om je doctoral-schoolportfolio na te kijken. De volledige procedure staat hier beschreven.

2) Start eindfase procedure in My Doctoral file – Aanleveren van details doctoraatsverdediging en samenstelling doctoraatsjury

Van zodra de doctoraatscommissie de toelating heeft verleend tot het indienen van het doctoraatsproefschrift kan er gestart worden met de eindfase in My Doctoral file. De eindfase kan enkel gestart worden na de goedkeuring van de doctoral-schoolboard en enkel als de applicatie ‘My Doctoral File’ de status ‘Goedgekeurd door de faculteitsraad’ heeft. De eindfase start uiterst 6 maanden voor de geplande datum van de doctoraatsverdediging. In de richtlijnen (pdf, 396 KB) kan je meer informatie over deze procedure terugvinden.

3) Voor alle overige aspecten: Neem contact op met de volgende personen:

• Faculteit Architectuur en Kunsten: Jan Vanrie (Onderzoeksgroep ArcK) of Bert Willems en Inge Lens(Onderzoeksgroep MAD). Indien je om inhoudelijke redenen wenst af te wijken van de procedure die beschreven wordt m.b.t. layout en printen (zie stap 4), gelieve minstens 3 maanden voor de verdediging contact op te nemen met Inge Lens.
• Faculteit Bedrijfseconomische wetenschappen: Hanne Westhovens
• Faculteit Geneeskunde en Levenswetenschappen: Véronique Pousset
• Faculteit Revalidatiewetenschappen: Els Gennez
• Faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen: Diana Olislagers
• Faculteit Rechten: An Vrancken
• Faculteit Wetenschappen: gelieve de timing m.b.t. de eindfase na te lezen. De eindfase van de disciplines Chemie en Biologie kan hier (pdf, 188 KB) teruggevonden worden. De eindfase van de overige disciplines, vind je hier (pdf, 187 KB). Indien hierover vragen zijn, contacteer Marjan Goossens
• School voor Mobiliteitswetenschappen: Kristel Hertogs
• School voor Educatieve studies: Heidi Gielen

Indien dit niet jouw laatste jaar is, bespreek dan met de Administratief Directeur van je faculteit of je opnieuw een voortgangsverslag of verlengingsaanvraag dient in te dienen (download hier de template). 

Stap 3

Gelieve zes weken voor de geplande verdedigingsdatum de studentenadministratie op de hoogte te brengen van je plannen om te verdedigen (PHDstudentadministration@uhasselt.be)

Stap 4

5 weken voor je verdediging
Printen doctoraatsproefschrift/uitnodigingen/aankondigingen: Start met deze procedure minstens 5 weken voordat je jouw definitieve proefschrift dient te versturen naar de juryleden.

Stap 5

Binnen 6 maanden na afloop van je onderzoeksproject (i.e. afloop van funding) moet je een finaal data management plan insturen naar rdm@uhasselt.be. Dit is een plan waarin je beschrijft hoe de onderzoeksdata zijn beheerd gedurende het project (bijv. dataverzameling, opslag, beveiliging, documentatie, etc.), en hoe de data zullen bewaard worden (en eventueel gedeeld) na afloop van het project. Als je al een initieel DMP hebt ingediend aan het begin van je onderzoeksproject, dan is het finale DMP hiervan een geüpdatete versie. Het UHasselt RDM team kan je één-op-één begeleiden bij de ontwikkeling en implementatie van dit DMP en andere vragen mbt  data management.